Vorlage - VO/11120/24-1  

Sachverhalt:

Der Schulausschuss hat in seiner letzten Sitzung am 08.02.2024 beschlossen, dass die Verwaltung ein konkretes Konzept für ein zentrales Abrechnungssystem des Schulessens für die elf Grundschulen erarbeiten soll.

Nach der Sitzung hat die Verwaltung Kontakt zur Vernetzungsstelle Schulverpflegung in Lüneburg aufgenommen, welche in Angelegenheiten rund um das Schulessen, auch in Bezug auf Abrechnungssysteme und den notwendigen Vergabeverfahren, unterstützend tätig ist. Von dort hat die Verwaltung einen Kontakt zur Stadt Hildesheim erhalten, welche zu Beginn des Schuljahres 2023/2024 ein zentrales Abrechnungssystem eingeführt hat.

In einem äußerst konstruktiven Termin mit der Stadt Hildesheim konnte über die notwendigen Schritte zur Implementierung eines solchen zentralen Abrechnungssystems und dem notwendigen Vergabeverfahren gesprochen werden.

In einem nächsten Schritt hat sich die Verwaltung im Rahmen einer Markterkundung in mehreren Terminen mit Anbietern von Abrechnungssystemen einige Anwendungen vorstellen zu lassen, um auf diese Weise einen Eindruck über die auf dem Markt vorhandenen Anwendungen und deren Funktionen gewinnen zu können.

Funktionen des Abrechnungssystems

Aus Sicht der Verwaltung sind folgende Funktionen für ein Abrechnungssystem notwendig bzw. unabdingbar:

• Mehrsprachigkeit der Anwendung: Durch eine Mehrsprachigkeit kann gewährleistet werden, dass nach Möglichkeit alle Schüler:innen und Erziehungsberechtigten mit der Anwendung in einer verständlichen Sprache gut umgehen können.

• keine Barzahlung mehr; Zahlung durch Chip, Karte, Fingerabdruck etc.

• Angebot einer App für mobile Endgeräte

• Lastschrift oder Überweisung: Durch ein Lastschriftverfahren wird sichergestellt, dass das Essensguthaben der Schüler:innen immer ausreichend gefüllt ist, damit kein Kind ohne Essen bleiben muss. Teilweise wird auch das Essen „auf Kredit“ (Überziehungslimit) angeboten, sodass Kinder im Zweifel auch ohne notwendiges Guthaben ein Essen erhalten können. Die Eltern sollen über die Anwendung einen Überblick über den Guthabenstand und die Möglichkeit zur Aufladung haben. Nachteil des Lastschriftverfahrens sind gegebenenfalls höhere Kosten für ein entsprechendes, unternehmensseitiges Mahnwesen etc.

• Einbindung von Bildung und Teilhabe: Im Abrechnungssystem soll ersichtlich sein, welche Schüler:innen das Schulessen über Bildung und Teilhabe erhalten.

Diese Aufzählung erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Die oben genannten Aspekte sind jedoch solche, die nach Sicht der Verwaltung unbedingt notwendig sind. Allgemeine Aspekte, wie z. B. eine einfache Bedienbarkeit oder ein zuverlässiger und gut erreichbarer Support-Dienst werden für ein solches Abrechnungssystem vorausgesetzt.

Unterschied zwischen Softwarelösung und Full-Service

Es hat sich herauskristallisiert, dass es auf dem Markt die Softwarelösung und den sogenannten „Full-Service gibt.

Bei der Softwarelösung sind die Kosten für die Anschaffung von Soft- und Hardware und Schulungen zu berücksichtigen. Weiterhin würde der ganze Abrechnungsprozess dann der Verwaltung obliegen, wodurch zusätzliche Personalkosten anfallen würden. Mit dem aktuellen Personalstamm im Bereich 55 ist diese Zusatzaufgabe nicht leistbar, hierfür wäre mindestens eine weitere Halbtagsstelle erforderlich. Ausgehend von einer Halbtagsstelle in der Entgeltgruppe EG 9a fallen laut KGSt (Kosten eines Arbeitsplatzes 2023/2024) Personalkosten in Höhe von 33.250,00 Euro an.

Bei einem Full-Service-System fallen für die Verwaltung keine zusätzlichen Kosten für Hard- und Software sowie Schulungen an. Die komplette Abrechnung, auch für Bildung und Teilhabe, wird durch das Unternehmen übernommen. Dadurch fallen insbesondere keine zusätzlichen Personalkosten an. Eine Gegenüberstellung der Software und Full-Service-Lösung zeigt, dass die Full-Service-Lösung kostengünstiger und wirtschaftlicher ist. Die Kosten für die Verwaltung ergeben sich aus der Summe der ausgegebenen Essen multipliziert mit einem Betrag pro Essen (meist 0,20 bis 0,25 Euro pro ausgegebenen Essen).

Die Anzahl der im letzten Jahr 2023 ausgegebenen Mittagessen wurde bei den Schulen, welche aktuell bereits ein Essen ausgeben, erhoben. Im letzten Jahr wurden etwa 110.000 Essen ausgegeben, was bei prognostisch veranschlagten Kosten von 0,25 Euro pro ausgegeben Essen zu Kosten in Höhe von 27.500 Euro führt. Eine Gegenfinanzierung könnte nur erfolgen, wenn die Kosten auf den Essenspreis aufgeschlagen werden. Dies ist aber nicht realistisch umsetzbar, da die Verwaltung bis dato die Vergabe des Caterers nicht durchgeführt und im Rahmen eines etwaigen Vergabeverfahrens keine Preisangaben etc. gemacht hatte. Ein finanzieller Mehraufwand ist damit zu prognostizieren.

Im Ergebnis ist das Full-Service-System kostengünstiger und auch wirtschaftlicher.

Entlastung der Schulen

Da die Thematik betreffend des Schulessens und der Abrechnung bis dato alleine den Schulen, insbesondere den Schulleitungen und Schulverwaltungskräften, obliegen hat, wird sich durch die Zentralisierung der Abrechnung des Schulessens und der Übernahme dieser Aufgabe durch die Verwaltung eine Entlastung bei den Schulen einstellen. Im Rahmen des Full-Service-Systems werden den Schulen durch das Unternehmen Aufgaben, insbesondere betreffend der Essensbestellung und Kommunikation mit den Eltern, abgenommen. Die Implementierung eines solchen zentralen Abrechnungssystems wird in der Anfangszeit sicherlich zu einigen „Startschwierigkeiten“ und Umstellungen, auch für die Ausgabekräfte, führen. Im Ergebnis ist jedoch von einer beträchtlichen Entlastung der Schulen auszugehen. Durch die Zentralisierung des Abrechnungssystems übernimmt der Schulträger Aufgaben, die diesem nach der Rechtslage ohnehin originär obliegen.

Weiteres Vorgehen

Aufgrund der Wirtschaftlichkeit eines „Full-Service-Systems“ wird die Ausschreibung dieser Variante bevorzugt. Auf dem Markt gibt es genug Unternehmen, die ein solches System anbieten. Mit den Grundschulen wird noch abgestimmt, welche Funktionen aus der dortigen Sicht für ein solches Abrechnungssystem sinnvoll sind. Anschließend kann die Ausschreibung durch die Verwaltung vorbereitet werden. Vorbehaltlich der Zurverfügungstellung von Haushaltsmitteln erscheint die Umsetzung zum Schuljahr 2025/2026 realistisch.

Folgenabschätzung:

A) Auswirkungen auf die Ziele der nachhaltigen Entwicklung Lüneburgs

B) Klimaauswirkungen

a) CO2-Emissionen (Mehrfachnennungen sind möglich)

x Neutral (0): durch die zu beschließende Maßnahme entstehen keine CO2-Emissionen
 

□ Positiv (+): CO2-Einsparung (sofern zu ermitteln): ________ t/Jahr

und/oder
 

□ Negativ (-): CO2-Emissionen (sofern zu ermitteln): ________ t/Jahr

b)  Vorausgegangene Beschlussvorlagen

□ Die Klimaauswirkungen des zugrundeliegenden Vorhabens wurden bereits in der Beschlussvorlage VO/__________ geprüft.

c)  Richtlinie der Hansestadt Lüneburg zur nachhaltigen Beschaffung (Beschaffungsrichtlinie)

□ Die Vorgaben wurden eingehalten.

□ Die Vorgaben wurden berücksichtigt, sind aber nur bedingt anwendbar.

oder

x Die Beschaffungsrichtlinie ist für das Vorhaben irrelevant.

Finanzielle Auswirkungen:

Kosten (in €)

a) für die Erarbeitung der Vorlage: 73 €

aa)  Vorbereitende Kosten, z.B. Ausschreibungen, Ortstermine, etc.

b) für die Umsetzung der Maßnahmen: 30.000

c)  an Folgekosten: 

d) Haushaltsrechtlich gesichert:

 Ja

 Nein X

 Teilhaushalt / Kostenstelle: 

 Produkt / Kostenträger:

 Haushaltsjahr: 2025

e)  mögliche Einnahmen:

Anlagen:

Beschlussvorschlag:

Der Schulausschuss empfiehlt, folgenden Beschluss zu fassen:

Die Verwaltung wird beauftragt, die Zentralisierung des Abrechnungssystems des Schulessens vorzubereiten und das hierfür notwendige Vergabeverfahren durchzuführen. Die notwendigen Haushaltsmittel in Höhe von 30.000 Euro werden für das Haushaltsjahr 2025 zur Verfügung gestellt.