Auszug - Digitalisierung: Haushaltsplanung und Vorstellung Projekte 2024  

Beratungsinhalt:

Fachbereichsleiter Mildner erläutert anhand einer Präsentation (Anlage) die Beschlussvorlage.

Er geht u.a. auf das neue, mit 291 Tsd. € veranschlagte Projekt „Kita-App“ ein.

Die App solle eine sichere Kommunikation mit Eltern und anderen Beteiligten und eine digitale Dokumentation der Kindesentwicklung ermöglichen. Sie sei zur Sicherstellung ihrer vielfältigen Funktionen modular aufgebaut.

Die Frage von Herrn Personalratsvorsitzenden Gomell nach Gewährleistung höchstmöglicher Datensicherheit in einem hochsensiblen Bereich beantwortet Herr Mildner unter Hinweis auf die Modularität und die vorgesehene 2-Faktor-Authentifizierung.

Ratsherr Pols fragt, ob eine Einbeziehung der freien Leistungsträger möglich und gewollt sei.

Fachbereichsleiter Müller weist darauf hin, dass es sich letztlich um ein Projekt des Fachbereiches 5 handele, der nach der Einführung hierüber zu entscheiden habe.

Ausschussvorsitzender Schwake betont, dass der eingeschlagene Weg der Digitalisierung trotz evtl. heikler Sicherheitslage unumgänglich sei und ermuntert dazu, diesen Weg fortzusetzen.

Herr Mildner geht weiter auf die mit ca. 374 Tsd.€ veranschlagte Fortführung des Projektes „DMS“ ein. Hier gehe es um die Einführung der eAkte, die Anbindung weiterer Fachverfahren und die Einbindung elektronischer Workflows. Das System sei bereits vor zwei Jahren bestellt worden, funktioniere wegen anbieterseitiger Schwierigkeiten aber noch nicht zufriedenstellend.

Herr Mildner weist darauf hin, dass Digitalisierungsprojekte wie die Einführung eines DMS auch direkten Einfluss auf andere Haushaltspositionen haben. Beispielsweise müssten Büroarbeitsplätze standardmäßig mit 2 Monitoren und Scannern ausgestattet werden und Mittel für Dienstleister (Einscannen der Bestandsdaten) eingeplant werden.

In der anschließenden Diskussion, ob die durch die Digitalisierungsvorhaben zu erwartenden Effizienzgewinne die erheblichen finanziellen Mittel rechtfertigen würden, wird deutlich, dass aus Sicht der Ausschussmitglieder der beschrittene Weg alternativlos ist.

Ratsherr Herzog bittet aber für das Protokoll um Klarstellung, welcher Mehrwert durch die Umstellung auf Allris 4 zu erwarten sei.

Nachtrag:

- Ein wesentlicher Vorteil von Allris 4 gegenüber Allris 3 ist, dass die Ratsmitglieder online   abstimmen können. Dies funktioniert mit Allris 3 nicht.

- darüber hinaus ist die Anwendung benutzerfreundlicher gestaltet, sodass es einfacher ist, mit Allris 4 umzugehen

- Den Gremienangehörigen bietet Allris 4 ein umfassendes Informationsangebot über die seitens der Verwaltung angebotenen Sitzungsunterlagen. Mit webbasierten Notiz- und Forumsfunktionen ist ALLRIS zudem eine moderne Plattform für die Zusammenarbeit zwischen einzelnen Gremienangehörigen ebenso wie auf Fraktions-, Gruppen- oder Gremienebene.

- es kann schnell auf personalisierte Dokumente zugegriffen werden.

- Alle Dokumente werden als elektronische Dokumente vorgehalten, können aber auch jederzeit gedruckt werden.

Ratsherr Kohlstedt würde sich aufgrund der Auswirkungen auf den Haushalt vor einer Zustimmung zur vorliegenden Beschlussvorlage gerne noch intensiver mit den Details beschäftigen.

Fachbereichsleiter Müller erläutert, dass eine Zustimmung des Ausschusses noch keine abschließende Wirkung für den Haushalt habe, da im Zuge der ab Oktober laufenden Haushaltsplanungen ohnehin noch Anpassungen vorgenommen würden.

Beschluss:

Der Ausschuss nimmt die Projektliste zustimmend zur Kenntnis und empfiehlt, die zur Umsetzung nötigen Kosten in den Haushalt 2024 einzustellen.

Abstimmungsergebnis:

   Ja-Stimmen:7 

Nein-Stimmen:0 

  Enthaltungen:1