Vorlage - VO/6827/16  

Sachverhalt:

Das Lüneburger Stadtarchiv verfügt über Bestände, die bis in das Jahr 1229 zurückreichen. Kriegsverluste hat es weitestgehend nicht gegeben. Die Bestände umfassen rd. 5000 Regalmeter Urkunden, Akten, Fotos usw.

Die gesetzlichen Aufgaben des Stadtarchivs  ergeben sich aus dem Niedersächsischen Archivgesetz (NArchG) und bestehen im Wesentlichen in der Sicherung des Archivgutes.      Die Sicherung hat dabei „auf Dauer“ zu erfolgen (§ 4 NArchG).

Daraus resultiert das Erfordernis einer dauerhaften und sicheren Bestandserhaltung, die zudem folgende Punkte zu berücksichtigen hat:

1.Schadensprävention

2.Konversion (Verfilmung, Digitalisierung)

3.Bestandspflege (techn. Bearbeitung, Reinigung, Archivkartons, …)

4.Instandsetzung (Restaurierung, buchbinderische Bearbeitung)

Die auf Dauer, also langfristig angelegte Sicherung erfordert

•eine archivalisch geeignete Lagerung,

•ein absolut schwankungsarmes Klima,

•eine garantierte Konservierung und

•eine schonende Benutzung.

Die dafür erforderlichen klimatischen Bedingungen sind im Stadtarchiv der Hansestadt Lüneburg zurzeit nicht gegeben, so dass der Einbau einer den archivalischen Erfordernissen entsprechend geeigneten, effizienten Klimaanlage erforderlich ist, die einer notwendigen und überprüfbaren Magazinklimatisierung entspricht.

Vor diesem Hintergrund hat die Eigentümerin des Gebäudes, die Lüneburger Wohnungsbau GmbH (LüWoBau), der Hansestadt Lüneburg als Mieterin ein Angebot vorgelegt, um in den Archivbereichen die technischen Voraussetzungen zu schaffen, damit die erforderlichen klimatischen Bedingungen hergestellt werden können.

Damit die LüWoBau die Gesamtinvestitionskosten von ca. 400.000 € tätigen kann, sind im Gegenzug eine Mieterhöhung um 24.000 € per anno sowie eine entsprechende Anpassung des Mietvertrages erforderlich.

Zurzeit leistet die Hansestadt Lüneburg eine monatliche Kaltmiete von 16.350 €. Diese würde sich dann im Monat um 2.000 € (im Jahr um 24.000 €) ab Inbetriebnahme erhöhen.

Es ist vorgesehen, die Klimatisierung ab dem 01.06.2017 in Betrieb zu nehmen. Von diesem Zeitpunkt an erfolgt die Anpassung des Mietvertrages. Die notwendigen Haushaltsmittel für die Anpassung der Mietzahlung werden ab dem Haushaltsjahr 2017 zur Verfügung gestellt.

Finanzielle Auswirkungen:

Kosten (in €)

a)für die Erarbeitung der Vorlage:

aa)  Vorbereitende Kosten, z.B. Ausschreibungen, Ortstermine, etc. 120 Euro

b)für die Umsetzung der Maßnahmen:  Investitionskosten von 400.000 Euro bei der

                                                                 Lüneburger Wohnungsbau GmbH (LüWoBau)

c)  an Folgekosten: monatliche Kaltmiete zzt. 16.350 Euro, ab 6/2017 zzgl. 2.000 Euro

d)Haushaltsrechtlich gesichert:

Ja                                      2017         HH-Plan, Ergebnis-Haushalt, MietaufwandTeilhaushalt / Kostenstelle:       45020        Stadtarchiv              

Produkt / Kostenträger:             25100103  Bildung, Erschließung, Verwaltung und               

                                                                               Pflege der Bestände

Haushaltsjahr:                           2017

e)  mögliche Einnahmen: keine

Anlage/n:

keine

Beschlussvorschlag:

Das Stadtarchiv soll zum langfristigen Erhalt der Bestände mit einer Klimatisierung ausgestattet werden. Die Verwaltung wird beauftragt, wie oben beschrieben die notwendigen Schritte einzuleiten.