Vorlage - VO/6583/16  

Sachverhalt:

1. Vitako e.V. ist eine bundesweite Arbeitsgemeinschaft von mehr als 50 kommunalen IT-Dienst­leistern. Diese betreuen in ihren Mitgliedsunternehmen rund 500.000 IT-Arbeitsplätze in mehr als 10.000 Kommunen. Die Mitglieder pflegen den ständigen gegenseitigen Austausch von Erfahrungen, Kompetenzen und Strategien. Vitako, mit Sitz in Berlin, bündelt so das gesamte Know-how der kommunalen IT-Dienstleister.
    
2. ProVitako eG ist eine Einkaufsgenossenschaft und 100% Tochter von Vitako e.V. Die Mitglieder der Genossenschaft wollen durch gemeinsame Beschaffung eine Senkung der Einzelkosten, bessere Verhandlungsoptionen sowie Verminderung der internen Kosten für Ausschreibungen erzielen.

Voraussetzungen einer Mitgliedschaft:

1. Die Mitgliedschaft in der Arbeitsgemeinschaft Vitako e.V. ist ausschliesslich öffentlich-rechtlichen Körperschaften vorbehalten.
   Der Mitgliedsbeitrag beträgt jährlich 10.000,- EUR.
    
2. Die Mitgliedschaft  bei ProVitako ist ausschliesslich für öffentliche Verwaltungen bzw. 100%ige  Beteiligungen möglich. Mitglieder der ProVitako eG müssen zugleich Mitglieder der Arbeitsgemeinschaft Vitako e.V. sein.
   Es sind Genossenschaftsanteile von einmalig 5.000,- EUR zu erwerben.

Sowohl die Mitgliedschaft bei Vitako e.V., als auch bei ProVitako eG sind jährlich, ohne Mindestlaufzeit oder Entstehung weiterer Kosten, kündbar. Nach Kündigung der Mitgliedschaft bei ProVitako eG werden die erworbenen Genossenschaftsanteile in Höhe des Erwerbspreises zurückgezahlt.

Vorteile für die Hansestadt:

Der größte Vorteil ergibt sich durch finanzielle Einsparmöglichkeiten mit dem Beitritt zur Einkaufsgenossenschaft ProVitako eG. Dadurch kann die Hansestadt Lüneburg an bereits bestehenden Rahmen­verträgen partizipieren und an zukünftigen Ausschreibungen teilnehmen.

Ein Vergleich unseres aktuellen Rahmenvertrags (vier Jahre Laufzeit, bis Ende 2016) für den Erwerb von Endgeräten (PC, Monitor) mit den Verträgen der ProVitako ergibt  ein Einsparpotential

im laufenden Haushaltsjahr von ca               39.000 EUR

über den Finanzplanungszeitraum bis 2019 von insgesamt ca               169.000 EUR

Diese Schätzung erfolgt  auf Grundlage der Planungen für die anstehenden Beschaffungsrunden für Schulen und Verwaltung (siehe Anlage 1). Mit berücksichtigt sind dabei bereits die anfallenden Kosten der jährlichen Mitgliedschaft. Durch Nutzung weiterer Rahmenverträge (zentrale Speicher, Netzwerkkomponenten, Drucker usw) kann das Einsparpotential eventuell sogar noch erhöht werden, diese sind aber vorerst noch nicht berücksichtigt.

Zusätzlich können erheblich Arbeitsaufwände und vergaberechtliche Risiken reduziert werden, da keine eigenen europaweiten Ausschreibungen durchgeführt werden müssen.

Ein weiterer, grosser Vorteil entsteht durch  die Nutzung des gesamten Netzwerks und Know-How die­ser Arbeitsgemeinschaft. Aktuelle Themen einer modernen Verwaltung, wie IT-Sicherheit, eAkte, Online-Verfahren, Schul-EDV, OpenData oder Vergaberecht sind Beispiele für  Schwerpunkte, bei denen sich Synergie-Effekte für die Hansestadt ergeben können.

Weitere Informationen:

Alle Ausschreib­ungen und Vergaben der ProVitako richten sich nach der Vergabeordnung für öffentliche Aufträge. Eine Teilnahme an den Ausschreibungen ist  nicht verpflichtend. Die Einhaltung der Richtlinie der Hansestadt Lüneburg über die Vergabe von Lieferungen und Leistungen (Vergabeordnung), in der auch die Beteiligung des Rechnungsprüfungsamts festgelegt ist, bleibt davon unberührt.

Für die Wahrnehmung der erworbenen Stimmrechte bei der Arbeitsgemeinschaft Vitako und der Einkaufsgenossenschaft ProVitako, werden der Bereichsleiter EDV, Herr Gerold Münst, sowie sein Stellvertreter Herr Andreas Westenfeld, benannt.

Um bereits für die nächste Auslieferung der Endgeräte für die Schulen ab Juli 2016 die Vorteile nutzen zu können, soll der Beitritt so früh wie möglich erfolgen.

Gemäß § 58 Nr. 17 NKomVG obliegt die Zuständigkeit zum Beschluss über die Mitgliedschaft in kommunalen Zusammenschlüssen dem Rat.

Weitere Informationen zu Vitako und ProVitako (Satzung des Vereins, Satzung der Genossenschaft, Stellungnahme zur Vergabe) können bei Frau Erster Stadträtin Lukoschek eingesehen werden. 

Finanzielle Auswirkungen:

Kosten (in €)

a)              für die Erarbeitung der Vorlage:

aa)  Vorbereitende Kosten, z.B. Ausschreibungen, Ortstermine, etc.

b)              für die Umsetzung der Maßnahmen:

c)  an Folgekosten:
jährlich 10.000,- EUR

einmalig 5.000,- EUR             

d)              Haushaltsrechtlich gesichert: Ja

Teilhaushalt / Kostenstelle: 12000/12020

Produkt / Kostenträger:111002/05

Haushaltsjahr: 2016 und Finanzplanungszeitraum             

Für Genossenschaftsanteile: Investitions-Nr.: 01-111-009             

e)  mögliche Einnahmen:

Anlage/n:

Berechnung Einsparpotentiale

Beschlussvorschlag:

Die Hansestadt Lüneburg tritt der Arbeitsgemeinschaft Vitako für einen jährlichen Mitgliedsbeitrag von 10.000,- EUR bei und erwirbt Anteile an der Einkaufsgenossenschaft ProVitako im Wert von einmalig 5.000,- EUR.

Für die Wahrnehmung der erworbenen Stimmrechte bei der Arbeitsgemeinschaft Vitako und der Einkaufsgenossenschaft ProVitako, werden der Bereichsleiter EDV, Herr Gerold Münst, sowie sein Stellvertreter Herr Andreas Westenfeld, benannt.