Vorlage - VO/6262/15  

Sachverhalt:

In der Zeit vom 09.06. – 12.06.2016 findet der 36. Internationale Hansetag in Bergen (Norwegen) statt.

Die Hansestadt Lüneburg schlägt vor, eine von Oberbürgermeister Mädge geleitete Delegation dorthin zu entsenden, der 5 Mitglieder der im Rat der Hansestadt Lüneburg vertretenen Fraktionen angehören sollten.

Zur Teilnahme an den während des Hansetages stattfindenden Veranstaltungen der Jugend-Hanse sollen zudem wieder 5 Jugendliche im Alter von 18 – 25 Jahren eingeladen werden, die Delegation zu begleiten. Es sollen vorzugsweise die Jugendlichen gefragt werden, die auch in den vergangenen Jahren teilgenommen haben, um eine kontinuierliche Mitarbeit in der Jugendhanse zu ermöglichen.

Die Reise- und Übernachtungskosten sowie die Teilnahmegebühren werden von der Hansestadt Lüneburg übernommen, die weiteren Kosten sind von den Delegierten selbst zu tragen.

Um einen Flug buchen zu können, der es ermöglicht, bereits Donnerstagmittag in Bergen anzukommen, ist eine frühzeitige Reservierung notwendig, für die die Namen der Reisenden bekannt sein müssen. Vorratsbuchungen und Stornierungen sind bei Flugbuchungen leider nur bedingt und in sehr geringem Umfang möglich, daher ist es schon jetzt notwendig, verbindliche Anmeldungen der Teilnehmer zu erhalten.

Um die weiteren Reiseplanungen zu ermöglichen, werden die Fraktionen gebeten, ihre Delegierten bis zum 25.09.2015 direkt an den Bereich Kultur, Frau Plett, Tel. 309 3241 oder per Mail an anke.plett@stadt.lueneburg.de zu benennen.

Für die Beteiligung am kulturellen Rahmenprogramm, insbesondere der Präsentation der Hansestadt Lüneburg auf dem Hansemarkt in Bergen sind bei der Mittelanmeldung für 2016 zusätzlich zu den Reise-/Übernachtungskosten der Ratsdelegation im Budget der Fachstelle 401 wieder 10.000 € beantragt worden, so dass das Gesamtbudget insgesamt 20.000 € beträgt.

Die Kostenschätzung für die Reise liegt derzeit bei rd. 20.000 € für Reise- und Unterbringungskosten für 16 Personen (6 Delegierte, 5 Jugenddelegierte, 5 Mitarbeiter für den Hansemarkt) sowie Teilnehmergebühren und Standmiete.

Finanzielle Auswirkungen:

Kosten (in €)

a)              für die Erarbeitung der Vorlage:              20 €

aa)  Vorbereitende Kosten, z.B. Ausschreibungen, Ortstermine, etc.

b)              für die Umsetzung der Maßnahmen:              20.000 €

c)  an Folgekosten:             

d)              Haushaltsrechtlich gesichert:

              Ja

              Nein              X

              Teilhaushalt / Kostenstelle: 41070             

              Produkt / Kostenträger: 11101602

              Haushaltsjahr:              2016

e)  mögliche Einnahmen: keine

Anlage/n:

Beschlussvorschlag:

Zum 36. Internationalen Hansetag in Bergen entsendet die Hansestadt Lüneburg eine offizielle Delegation bestehend aus Oberbürgermeister Mädge, 5 Vertreterinnen und Vertretern des Stadtrates und 5 Jugenddelegierten.

Folgende Ratsmitglieder werden als Delegierte benannt:

1.SPD – Herr Srugis

2. CDU – Herr Dr. Scharf

3. Die Grünen – Frau Neuhaus

4. FDP/Piraten – Herr Brügge

5. Die Linke - ________________

Die Reise wird für Oberbürgermeister Mädge als Dienstreise genehmigt.