Vorlage - VO/1646/05  

Sachverhalt:

 

Zurzeit gilt für Beschaffungen die Dienstanweisung der Stadt Lüneburg über die Vergabe von Lieferungen und Leistungen (Vergabeordnung) vom 01.09.92 (Ortsrecht 3-1).

 

Diese Dienstanweisung ist aufgrund diverser gesetzlicher Änderungen, grundlegender Veränderungen in der Verwaltungsstruktur sowie der Einführung des Euro nicht mehr zeitgemäß. Der Umstand, dass in der Dienstanweisung noch „DM-Beträge“ genannt sind, wurde zum Anlass einer grundlegenden Überarbeitung und Neufassung der Vergabeordnung genommen.

 

Wegen der allenthalben geäußerten Forderung nach „Bürokratieabbau“ handelt es sich um eine komplette Neufassung der Vergabeordnung, die bewusst auf Wiederholungen von in den vergaberechtlichen Bestimmungen bereits enthaltenen Regelungen verzichtet. Aus diesem Grunde wurde auch von einer Gegenüberstellung der neuen mit den alten Regelungen abgesehen.

 

Die Neufassung verfolgt das Ziel, dass „hausinterne Verfahren“ möglichst knapp, aber dennoch präzise festzulegen und so u. a. den Vorgaben nach mehr Selbständig- und Verantwortlichkeit der Organisationseinheiten (Neues Steuerungsmodell – NSM) Rechnung zu tragen.

 

Zu den einzelnen Regelungen ist Folgendes anzumerken:

 

Ziffer 1 - Geltungsbereich

 

Er umfasst ausschließlich die Stadtverwaltung Lüneburg, nicht die Gesellschaften.

 

Ziffer 2 – Allgemeines/Vergabevorschriften

 

Die – nicht abschließende – Nennung von vergaberechtlichen Vorschriften soll ein Hinweis für die mit Beschaffungen betrauten Mitarbeiter/innen darauf sein, welche Regelungen u. U. anzuwenden sind.

 

In Zweifelsfällen soll zunächst die in Ziffer 4 Absatz 2 konstituierte Beratung der Stabsstelle 06 in Anspruch genommen werden.

 

Darüber hinaus ist bei Vergaben, die die Wertgrenze von 15 000,00 € (einschließlich Umsatzsteuer) überschreiten, die Regelung der Ziffer 5 – Mitwirkung des Rechnungsprüfungsamtes zu beachten.

 

Abweichungen von vergaberelevanten Vorschriften (z. B. von Vorschriften des Umweltschutzes) sind zu begründen und zur Zustimmung vorzulegen. Das gleiche gilt auch für Abweichungen bei den Vergabearten (Ziffer 3).

 

Ziffer 3 – Vergabearten

 

Die unterschiedlichen Vergabearten werden kurz wiederholt, um den mit der Beschaffung beauftragten (insbesondere neuen) Mitarbeitern/innen die Rangfolge (Grundsatz der öffentlichen Ausschreibung) aufzuzeigen.

 

       Zu Ziffer 3.2 –Beschränkte Ausschreibung

 

       Die bisher bestehende Wertgrenze von 300 000,00 DM (rd. 150 000,00 €), bis zu der eine beschränkte Ausschreibung zulässig ist (Ziffer 7.2 der RL 3-1) ist weder in den vergaberechtlichen Vorschriften enthalten, noch ist sie sonst wie sachlich zu begründen. Deshalb sieht die Neufassung keine Wertgrenze vor, sondern verweist lediglich auf die VOL, VOB bzw. VOF.

 

              Zu Ziffer 3.3 – Freihändige Vergabe

 

              Die Wertgrenze für freihändige Vergaben bei Liefer- und Dienstleistungen gemäß VOL ist identisch mit

 

              - der durch gemeinsamen Runderlass vom 01.06.01 (Nds. MBl Nr. 27/2001, Seite 626) festgelegten Grenze und

 

              - der in der Richtlinie 3-3 (Gutachten und Beratungsleistungen) genannten Grenze für öffentliche Ausschreibungen.

 

              Für freihändige Vergaben nach VOB ist weder in der VOB noch auf Landesebene eine Wertgrenze festgelegt. Daher enthält auch die Neufassung der Vergabeordnung keine Wertgrenze, sondern lediglich den Verweis auf die VOB.

 

Ziffer 4 – Zuständigkeiten

 

Absatz 1 trägt den Ergebnissen der Verwaltungsreform / des NSM Rechnung (grundsätzlich dezentrale Beschaffung). Eine zentrale Beschaffung soll in Einzelfällen möglich bleiben (z. B.: Telefon- / Kopierleistungen).

 

Absatz 2 begründet eine Beratungsaufgabe der Stabsstelle 06 in allgemeinen Vergabeangelegenheiten und beschreibt die Funktion der Stabsstelle im Vergabeverfahren.

 

Des weiteren wird hier der Umgang mit versehentlich geöffneten Angeboten geregelt.

 

Regelungen zur Behandlung von „elektronischen Vergaben“ werden zurzeit für entbehrlich gehalten, da sich diese Möglichkeiten noch im Versuchsstadium befinden.

 

Der letzte Absatz legt das Verfahren bei Aufhebungen von Ausschreibungen fest (Ziffer 16 RL 3-1).

 

Ziffer 5 – Mitwirkung des Rechnungsprüfungsamtes

 

Diese Ziffer enthält eine moderate Anhebung der Wertgrenze auf 15 000,00 € (Ziffer 17 RL 3-1 = 25 000,00 DM).

 

Durch die Vorlage der Vergabeunterlagen bereits vor Einleitung eines Vergabeverfahrens sollen Fehler bei der Ausschreibung frühzeitig erkannt und vermieden werden.

 

Ziffer 6 – Form der Auftragsvergabe

 

Die bisherige Nachreichung von Auftragsschreiben oder Bestellscheinen (Ziffer 18 RL 3-1) wird für entbehrlich gehalten, da zu zeit- und arbeitsaufwändig. Es soll dem Mitarbeiter/der Mitarbeiterin überlassen bleiben, wie die Gründe für die mündliche Auftragserteilung nachvollziehbar aktenkundig gemacht werden (z. B. auf Vordrucken oder der später eingehenden Rechnung).

 

Absatz 2 entspricht inhaltlich der bisherigen Regelung (Ziffer 18.2 RL 3-1).

 

Ziffer 7 – Vergabebefugnisse

 

Die Auftragssummen wurden deutlich angehoben. Mit diesen Anhebungen soll dem NSM, aber auch der Preisentwicklung der letzten Jahre (die RL 3-1 trat am 01.09.92 in Kraft) Rechnung getragen werden.

 

Die Beträge sind aus Sicht der Verwaltung angemessen und praktikabel.

 

Bereichsleitungen sollten nicht bereits aufgrund der Vergabeordnung Vergabebefugnis besitzen. Diese sollte vielmehr ggf. besonders erteilt werden.

 

Der letzte Absatz ist als dynamische Verweisung ausgestaltet, um unnötigen Änderungsaufwand zu vermeiden.

 

Die Wertgrenze ist in der Hauptsatzung auf 2 600,00 € festgelegt worden (§ 4 Absatz 2 der Hauptsatzung).

 

Anlagen:

 

Vergabeordnung

Beschlussvorschlag:

 

Nach den Bestimmungen der NGO in Verbindung mit der Hauptsatzung der Stadt Lüneburg werden die Richtlinien über die Vergabe von Lieferungen und Leistungen (Vergabeordnung) – wie in der Anlage dargestellt – erlassen.