Vorlage - VO/11581/24  

Sachverhalt:

Die Anfrage "Verwaltungsstruktur im Bereich Bildung und Schule" (Anfrage der CDU-Fraktion vom 04.11.2024) beantwortet die Verwaltung wie folgt:

1. Wie setzt sich die Verwaltung im Bereich Schule und Bildung der Hansestadt Lüneburg aktuell zusammen? Wir bitten um eine Übersicht der bestehenden Positionen und deren Aufgabenbereiche.

Der Bereich 55 besteht aktuell aus den Sachgebieten 551 (Schulverwaltung) und 552 (Schulorganisation). Im Bereich 55 sind insgesamt sechs Ganztagskoordinatoren, ein Projektmitarbeiter (Projekt „Selbstverständlich Miteinander V“), elf Hauswirtschaftskräfte, 24 Schulverwaltungskräfte und fünf Verwaltungsmitarbeiter:innen tätig, wobei die Sachgebietsleitung 552 und die Bereichsleitung hierbei schon berücksichtigt wurden.

Die Verwaltung im Bereich Schule setzt sich aktuell wie folgt zusammen:

• Stellenplan-Nr. 534.025: Belegung der Sport- und Schwimmhallen inklusive Schülerbeförderung, Anmeldeverfahren an Grund- und weiterführenden Schulen, Schulvermeidung, Prüfung der Handvorschusskassen und Schulgirokonten, Begleitung der Wahlen von Stadteltern- und Stadtschülerrat (Teilzeitkraft mit derzeit 29 Wochenstunden)

• Stellenplan-Nr. 534.015: Vergabeangelegenheiten für Schulen, Raumvergaben, Ausnahmegenehmigungen für den Schulbesuch außerhalb des Schulbezirks, Abrechnung von Fördermittelprogrammen, Abrechnung von Sondervereinbarungen zum Finanzvertrag (Vollzeitkraft mit 39 Wochenstunden)

• Stellenplan-Nr. 534.020: Kreisschulbaukasse, Raumplanung der Schulen, Statistiken, nachschulische Betreuung (Vollzeitkraft mit 39 Wochenstunden)

• Stellenplan-Nr. 551.001: Leitung des Sachgebietes 552, Ersatzbeschaffungen für Schulen, Protokollführung im Schulausschuss (Teilzeitkraft mit derzeit 30 Wochenstunden)

• Stellenplan-Nr. 534.010: Leitung des Bereichs 55 (Vollzeitkraft mit 40 Wochenstunden)

Die operativen Aufgaben wurden nach ganz klaren Themenfeldern aufgeteilt. Eine Aufteilung nach Schulen (Prinzip: „Jeder macht Alles“) kommt aufgrund des teilweise hohen Grad an Spezifikation nicht in Betracht.

2. Wie viele dieser Stellen sind derzeit tatsächlich besetzt? Welche Stellen sind aktuell vakant und wie lange sind diese bereits unbesetzt?

Im Verwaltungsteam des Bereichs 55 sind derzeit alle Stellen besetzt. Auf der Stelle 534.020 ist derzeit eine Elternzeitvertretung mit einem bis zum 30.11.2025 befristeten Arbeitsverhältnis tätig. Die Stelleninhaberin der Stelle 534.025 geht zum 05.03.2025 in Mutterschutz, eine Elternzeitvertretung ist derzeit ausgeschrieben und ein Auswahlverfahren wird noch in diesem Jahr angestrebt.

Im Bereich der Schulverwaltungskräfte, Ganztagskoordinatoren und Hauswirtschaftskräfte gibt es derzeit keine Vakanzen. Teilweise wird hier aber auch mit Krankheitsvertretungen gearbeitet.

3. Wie ist die Verwaltung im Bereich Schule und Bildung im Vergleich zu anderen Kommunen ähnlicher Größe aufgestellt? Ist der angeführte Personalansatz angemessen für eine Kommune unserer Größe?

Ein Quervergleich wurde unter anderen oberen Mittelzentren bzw. großen selbstständigen Städten in Niedersachen vorgenommen:

• Die Stadt Oldenburg hat die Schulträgerschaft für 50 Schulen inne und dabei 21 Verwaltungsmitarbeiter:innen, darunter einen Fachplaner für Bildungsmonitoring und strategische Schulentwicklung und sogenannte Schulformverantwortlliche für die jeweilige Schulform.
• Die Stadt Cuxhaven hat die Schulträgerschaft für elf Grundschulen inne und dabei fünf Verwaltungsmitarbeiter:innen.
• Die Stadt Hameln hat die Schulträgerschaft für 15 Grundschulen, drei Gymnasien, zwei Oberschulen, eine Realschule und eine Integrierte Gesamtschule und dabei elf Verwaltungsmitarbeiter:innen.
• Die Stadt Lingen (Ems) hat die Schulträgerschaft für 17 Grundschulen, zwei Gymnasien, eine Oberschule, eine Haupt- und Realschule, zwei Förderschulen und eine Gesamtschule inne und dabei zehn Verwaltungsmitarbeiter:innen.
• Die Stadt Celle hat die Schulträgerschaft für 14 Grundschulen inne und hat die Trägerschaft der weiterführenden Schulen im Jahr 2003 mittels Übernahmevertrag an den Landkreis Celle abgegeben.
• Die Stadt Göttingen hat die Schulträgerschaft für 20 Grundschulen, fünf Gymnasien und drei Gesamtschulen inne.
• Die Stadt Hildesheim hat die Schulträgerschaft für 17 Grundschulen, eine Hauptschule, zwei Realschulen, vier Gymnasien, zwei Integrierte Gesamtschulen und eine Förderschule.

4. Wie ist die Leitung dieses Verwaltungsbereiches aufgebaut? Wer ist für die Gesamtkoordination sowie die strategische Planung im Bildungsbereich verantwortlich?

Die Leitung dieses Verwaltungsbereichs obliegt der Bereichsleitung. Der Bereichsleitung obliegen die folgenden Aufgaben:

• Leitung des Bereichs 55 in personellerer, organisatorischer, fachlicher und finanzieller Hinsicht
• Schulentwicklungsplanung
• Begleitung der Schulbaumaßnahmen
• Prüfung und Umsetzung von Maßnahmen im Bereich des Ganztagsschulangebotes und Inklusion an Schulen in städtischer Trägerschaft
• Unterstützung bei Vergabeverfahren
• Mitarbeit im Schulausschuss und Netzwerkarbeit
• Vertretung des Schulträgers bei schulinternen Gremiensitzungen (Schulvorstand, Gesamtkonferenz, Schulelternrat), Stadteltern- und Stadtschülerratssitzungen
• erste Ansprechperson in allen schulischen Angelegenheiten

Die Bereichsleitung hat eine Vielzahl an Terminen in Schulen und in schulischen Gremien wahrzunehmen, sodass die Bereichsleitung der erste Ansprechpartner für die Schulen in schulischen Angelegenheiten ist. Die Gesamtkoordination schulischer Belange obliegt daher der Bereichsleitung.

5. Sind Schulplaner oder Schulentwickler in der Verwaltung tätig?

1. Wenn ja, wie viele Planer gibt es und welche spezifischen Aufgaben übernehmen sie im Bereich der Schulentwicklungsplanung, Schülerzahlenprognose und Kapazitätsplanung?

2. Falls nein, warum sind keine Schulplaner in der Verwaltung tätig?

Nein, es sind keine Schulplaner oder Schulentwickler in der Verwaltung der Hansestadt Lüneburg tätig. Die Schulentwicklungsplanung in der Verwaltung soll nun neu aufgestellt werden und sich bedarfs- sowie zukunftsorientiert ausrichten, um die Lüneburger Schullandschaft gestalten zu können. Hierbei ist eine enge Zusammenarbeit mit dem Landkreis Lüneburg beabsichtigt, da es im Bereich der Sekundarstufen I und II große Schnittmengen, insbesondere zu den Schülerströmen gibt, und die Schullandschaft diesbezüglich nur gemeinsam gestaltet werden kann. Mit einer Sitzung des Schulgrundsatzausschusses am 13.01.2025 soll hier der Anfang in der Schulentwicklungsplanung genommen werden. 

6. Welche personellen Ressourcen stehen für das Management und die Wartung der Schulgebäude zur Verfügung?

Die Betreiberverantwortung und bauliche Unterhaltung (Instandhaltung und Instand   setzung) der Schulliegenschaften obliegt dem Fachbereich Gebäudewirtschaft. An den Schulen sind Schulhausmeister vor Ort eingesetzt, die für die tägliche Gebäudepflege und das Melden von Schäden zuständig sind. Darüber hinaus gibt es im Fachbereich ein Team für die Aufgabe der Betreiberverantwortung und Bauunterhaltung. Das Team setzt sich zusammen aus Ingenieur:innen/ Techniker:innen für den Hochbau (4 Stellen) sowie für die Gewerke Elektro (1 Stelle) sowie Heizung, Lüftung, Sanitär (2 Stellen). Das Team ist zuständig für alle kommunal genutzten Liegenschaften der Stadt, wobei die Schulen und Kitas einen Schwerpunkt bilden.

Die regelmäßigen Wartungen sowie Instandsetzungen werden durch externe Handwerksbetriebe ausgeführt, welche durch das Team beauftragt werden.

Ab dem 2. Halbjahr 2024 ist eine auf zwei Jahre befristete Techniker-Stelle genehmigt worden für die bauliche Unterhaltung der Gemeinschafts –und Notunterkünfte. Das Stellenbesetzungsverfahren ist noch nicht abgeschlossen.

Die derzeitigen Personalressourcen sind nicht ausreichend. Für den Stellenplan 2025 sind zwei zusätzliche Ingenieur-/Techniker-Stellen beantragt, um das Team von derzeit 6 auf 8 Stellen (+ 1 befristete Stelle für GUs) zu stärken. Diese Verstärkung wird dringend benötigt, um den Pflichten aus der Betreiberverantwortung nachkommen zu können und um einen vollständigen Überblick über den gesamten Sanierungsbedarf zu erhalten sowie die dringenden Handlungsbedarfe abzuräumen.

Im Zuge der Umstrukturierung des Fachbereichs Gebäudewirtschaft wurde neben den Bereich ‚Liegenschaften und Finanzen‘ und dem Bereich ‚nachhaltiges Bauen‘ ein gesonderter Bereich für „Betreiberverantwortung/ Bauunterhaltung“ geschaffen. Zu diesem Bereich gehört auch das Handwerkerteam und das Schulhausmeisterteam. Für die Umstrukturierung wurden keine neuen Stellen geschaffen, sondern es wurden vorhandene Stellen neu angeordnet.

Sanierungs-, Um-, Ausbau- oder Neubaumaßnahmen größeren Umfangs werden durch das Sachgebiet ‚nachhaltiges Bauen‘ betreut, wie z.B. die Brandschutzmaßnahmen an der Grundschule Kreideberg oder die Sanierungsmaßnahmen an Oberschule Am Wasserturm.

Derzeit sind 7 Ingenieurstellen mit schulischen Baumaßnahmen betraut.

7. Wie werden Sanierungsbedarfe an Schulen durch die Verwaltung erfasst und eingeplant?

1. Wie werden die Maßnahmen der unterschiedlichen Schulen insgesamt priorisiert?

Bei den Jahresbegehungen werden die Handlungsbedarfe erfasst und dokumentiert. Dies erfolgt derzeit noch ohne CAFM-Software, sondern in Excel und Word. Für die Einführung einer Software-Unterstützung sind Haushaltsmittel für 2025 im Rahmen eines Digitalisierungsprojektes angemeldet.

Hinzu kommen unterjährige Meldungen von Mängeln oder Bedarfen. Dafür existiert eine Gebäudeservice-Hotline. Zusätzlich ist die Einführung eines Ticketsystems in Arbeit, so dass der Bearbeitungsstand einer Mängelmeldung von dem Melder/ der Melderin nachvollzogen werden kann und keine Meldung verloren geht.

Jede Meldung wird durch den zuständigen Ingenieur:in/ Techniker:in einer Ersteinschätzung bewertet.

Bei akuten Handlungsdarf werden sofortige Notsicherungen vorgenommen. In einer nachfolgenden Risikoanalyse werden verschiedene Kriterien bei den Handlungsbedarfen bewertet: Brandschutz und Alarmierung, Bauwerkssicherheit (Statik), Elektrosicherheit, Vorlage von Sachverständigengutachten etc. Dabei fließen auch die Geschossigkeit und weitere Aspekte ein. Die Priorisierung erfolgt im Team.

Für dringliche Maßnahmen steht ein Budget für Bauunterhaltungsaufgaben zur Verfügung. Maßnahmen größeren Umfangs werden als ‚konkretisierte Maßnahme‘ im Rahmen der Haushaltsberatung aufgenommen.

2. Wie werden diese Sanierungsbedarfe der Politik bisher mitgeteilt?

Die Mitteilung erfolgt im Rahmen der Haushaltsberatungen durch eine Präsentation im Ausschuss für Bauen und Stadtentwicklung. Bei getrennten Sitzungen erfolgt eine auf Schulmaßnahmen gekürzte zusätzliche Präsentation im Schulausschuss.

8. Wie ist die Verwaltung im Bereich der Digitalisierung an Schulen aufgestellt?

1. Gibt es einen Beauftragten für die digitale Infrastruktur und Ausstattung der Schulen?

Nein, es gibt derzeit keinen Beauftragten für die digitale Infrastruktur und Ausstattung der Schulen.

Perspektivisch soll aufgrund einer bestehenden Organisationsverfügung das Sachgebiet 553 (Schul-IT) geschaffen und im Bereich 55 angegliedert werden. Die bereits tätigen acht Schul-IT-Administratoren werden organisatorisch dem Sachgebiet 553 zugewiesen. Dieses Sachgebiet soll durch eine Sachgebietsleitung geleitet werden, welche als Beauftragte für die digitale Infrastruktur und Ausstattung der Schulen fungieren soll. Die notwendige Arbeitsplatzbeschreibung befindet sich aktuell in der Erstellung und bedarf dann zunächst einer tarifrechtlichen Bewertung, um anschließend ausgeschrieben werden zu können.

Die Beschaffungen für Schulen im Bereich der digitalen Infrastruktur übernehmen derzeit eine Mitarbeiterin im Bereich 55; die Bereichsleitung unterstützt hierbei.

2. Welche Ressourcen stehen für IT-Support und die medienpädagogische Unterstützung zur Verfügung?

Die weiterführenden Schulen verfügen über jeweils einen sogenannten Schul-IT-Administrator, wobei die Johannes-Rabeler-Schule über keinen eigenen Schul-IT-Administrator verfügt. Die Schul-IT-Administratoren der weiterführenden Schulen haben ihren jeweiligen Arbeitsplatz auch in der Schule, sodass diese als Ansprechpartner vor Ort sind.

Für die elf Grundschulen in städtischer Trägerschaft stehen zwei Schul-IT-Administratoren zur Verfügung, welche die Schulen zur Betreuung unter sich aufgeteilt haben. Diese beiden Schul-IT-Administratoren haben ihre Arbeitsplätze in der Verwaltung.

Eine Vertretung der Schul-IT-Administratoren untereinander bei längeren Ausfällen etc. ist aufgrund der hohen zeitlichen Beanspruchung und dem Umstand, dass die digitale, pädagogische Infrastruktur in den Schulen von Schule zu Schule unterschiedlich ist, nur sehr schwer möglich und beschränkt sich meist auf grundlegendste Tätigkeiten bei Notfällen etc.

Daneben verfügen die Schulen oftmals noch über eigene EDV-Koordinatoren, die beim Land Niedersachsen angestellt sind.

9. Gibt es spezifische Koordinatoren oder Fachkräfte, die für die Organisation der Ganztagsbetreuung in Lüneburger Schulen zuständig sind? Falls ja, welche Aufgaben und Zuständigkeiten umfassen diese Positionen?

An den sechs bereits genehmigten Ganztagsgrundschulen sind sogenannte Ganztagskoordinatoren tätig, die bei der Hansestadt Lüneburg angestellt sind. Diese unterstützen mit aktuell bis zu 25 Wochenstunden (je nach Schulgröße) die Schulleitungen bei der Gestaltung und Koordination des Ganztages.

Zu den Aufgaben gehören laut Arbeitsplatzbeschreibung die Organisation der Ganztagsschule im Hinblick auf Verwaltungstätigkeiten, die Netzwerkarbeit, konzeptionelle Gestaltung des Ganztages und die Funktion des Ansprechpartners für Lehrkräfte, Erziehungsberechtigte sowie Schüler:innen zum Thema Ganztag.

Die Gesamtverantwortung für den Ganztag obliegt weiterhin der jeweiligen Schulleitung. Die Ganztagskoordination ist mittlerweile zu einer für die Schulen unverzichtbaren Ressource geworden, deren Bedeutung meist in Fällen längerer Ausfälle sehr deutlich wird. Auch an den beiden Grundschulen Lüne und Heiligengeist, welche aktuell zur Ganztagsschule umgebaut werden, ist die Implementierung einer Ganztagskoordination zu gegebener Zeit vorgesehen.

10. Existiert eine feste Anlaufstelle für die Kommunikation zwischen Verwaltung und Schulleitungen? Falls ja, wie ist diese Position besetzt und welche Aufgaben umfasst die Koordination der Bedarfe und Anfragen der Schulen?

Eine solche feste Anlaufstelle für die Kommunikation zwischen Verwaltung und Schulleitungen existiert als gesonderte Stelle nicht. Diese Funktion übernimmt die Bereichsleitung als laut Arbeitsplatzbeschreibung erste Ansprechperson für die Schulleitungen in schulischen Belangen. Die Schulen nutzen aber in einer Vielzahl von Themen, insbesondere baulicher Natur, die bereits bekannten Kommunikationswege zu den zuständigen Organisationseinheiten, wobei die Gesamtkoordination und Sprechfähigkeit nach außen primär über die Bereichsleitung 55 erfolgen soll.

Die Bereichsleitung 55 steht in engen und regelmäßigen Austausch mit den Schulleitungen. Auch an Netzwerken, wie dem Netzwerk Lüneburger Grundschulrektoren (NLGR), nimmt die Bereichsleitung 55 für den Schulträger teil.

Folgenabschätzung:

A) Auswirkungen auf die Ziele der nachhaltigen Entwicklung Lüneburgs

B) Klimaauswirkungen

a) CO2-Emissionen (Mehrfachnennungen sind möglich)

x Neutral (0): durch die zu beschließende Maßnahme entstehen keine CO2-Emissionen
 

□ Positiv (+): CO2-Einsparung (sofern zu ermitteln): ________ t/Jahr

und/oder
 

□ Negativ (-): CO2-Emissionen (sofern zu ermitteln): ________ t/Jahr

b)  Vorausgegangene Beschlussvorlagen

□ Die Klimaauswirkungen des zugrundeliegenden Vorhabens wurden bereits in der Beschlussvorlage VO/__________ geprüft.

c)  Richtlinie der Hansestadt Lüneburg zur nachhaltigen Beschaffung (Beschaffungsrichtlinie)

□ Die Vorgaben wurden eingehalten.

□ Die Vorgaben wurden berücksichtigt, sind aber nur bedingt anwendbar.

oder

x Die Beschaffungsrichtlinie ist für das Vorhaben irrelevant.

Finanzielle Auswirkungen:

Kosten (in €)

a) für die Erarbeitung der Vorlage: 36,00 €

aa)  Vorbereitende Kosten, z.B. Ausschreibungen, Ortstermine, etc.

b) für die Umsetzung der Maßnahmen:

c)  an Folgekosten: 

d) Haushaltsrechtlich gesichert:

 Ja

 Nein 

 Teilhaushalt / Kostenstelle: 

 Produkt / Kostenträger:

 Haushaltsjahr: 

e)  mögliche Einnahmen:

Anlagen:

Anfrage "Verwaltungsstruktur im Bereich Bildung und Schule" (Anfrage der CDU-Fraktion vom 04.11.2024)