Vorlage - VO/10961/23  

Sachverhalt:

Der Kultur- und Partnerschaftsausschuss hat in seiner Sitzung am 28.09.2023 dem Rat empfohlen, im Vorfelde zu einer möglichen Umbenennung der Hindenburgstraße zwei Informationsveranstaltungen durchzuführen (siehe Vorlage VO/10640/23-1 und Beschlussauszug der Sitzung des Kultur- und Partnerschaftsausschusses vom 28.09.2023):

„Der Ausschuss für Kultur und Partnerschaften der Hansestadt Lüneburg empfiehlt dem Rat, er möge beschließen, dass die Verwaltung ein Informationsschreiben an die Anwohner*innen der Hindenburgstraße formuliert und versendet, in welchem die Anwohner*innen informiert werden über

Aufgrund der formulierten Anforderungen an den gewünschten Rahmen von zwei Informationsveranstaltungen und den Erfahrungswerten aus verschiedenen Bürger:innenbeteili-gungsformaten hat die Verwaltung eine grobe Kostenkalkulation vorgenommen. Zur Einladung und Umsetzung der beiden Informationveranstaltungen für sowohl die betroffenen Anwohnenden, Gewerbetreibenden und Interessenvertretungen als auch die interessierte Öffentlichkeit ist mit Kosten von ca. 30.000 Euro zu rechnen. Hierin berücksichtigt sind insbesondere die Kosten für einen entsprechend großen Raum, ggf. benötigte Lautsprecher-, Licht- und Präsentationstechnik, ergänzende Raumausstattung, Moderation, Kosten für externe Fachvorträge, Druckerzeugnisse, Zustellungs- und Materialkosten. Die entsprechenden Mittel sind nicht im Haushalt 2024 vorhanden.

Aktualisierter Sachverhalt vom 23.02.2024:

Für die Deckung der entstehenden Kosten wurden durch den Rat der Hansestadt Lüneburg keine zusätzlichen Mittel in den Haushalt 2024 eingestellt. Um die Informationsveranstaltungen dennoch durchführen zu können, muss daher der Haushaltsansatz allgemeiner Mittel für Kosten im Rahmen von Straßenbenennungen in Höhe von 50.000 € herangezogen werden. Für andere Vorhaben bleiben in 2024 somit entsprechend weniger Mittel bzw. diese können ggf. erst im Folgejahr angegangen werden.

Der Sachverhalt der Ursprungsvorlage mit der groben Kostenkalkulation über 30.000 Euro wurde im Ausschuss für Kultur und Partnerschaften als zuständigen Fachausschuss zur Kenntnis genommen. Eine Präzisierung zu Art, Umfang und Rahmen der geforderten zwei Informationsveranstaltungen erfolgte jedoch nicht. In seiner Sitzung am 30.01.2024 verwies der Verwaltungsausschuss daher die Vorlage zurück in den Ausschuss für Kultur und Partnerschaften:

„Die Vorlage wird zur Klärung der offenen Fragen für die Informationsveranstaltungen an den Ausschuss für Kultur und Partnerschaften zurückverwiesen.“

Als Grundlage für die inhaltliche Beratung zu Art, Umfang und Ausgestaltung der Informationsveranstaltungen werden dem Ausschuss für Kultur und Partnerschaften verwaltungsseitig folgende festzulegende Eckpunkte bzw. zu klärende Fragen zur Verfügung gestellt (kein Anspruch auf Vollständigkeit):

Einladung zur Veranstaltung/ (Druck-) Erzeugnisse:

-          Art und Umfang

• Druckerzeugnisse (persönliche Einladungen an alle betroffenen Anwohner:innen und Gewerbetreibenden)
• Einladung betroffener Interessengruppen
• Plakate
• Anzeigen/Veröffentlichungen in den Medien

-          Zustellungs-, Material- und Herstellungskosten für die Druckerzeugnisse, Publikationen etc.

-          Erstellung von Informationsmaterialien (in Papier/digital) zur Aushändigung nach der Veranstaltung

Veranstaltung an sich:

-          Konkrete Zielsetzung der Veranstaltung, Festlegung der Rahmenbedingungen zum Ablauf

• Wie und in welchem Umfang sind Meldungen/Fragen aus dem Publikum erwünscht (mündlich/schriftlich)
• Beteiligung von Vertreter:innen der Fraktionen/Gruppen im Rahmen der Veranstaltung vorgesehen (z. B. Statements der Fraktionen/Gruppe zur möglichen Umbenennung oder Erwiderungen auf konkrete Nachfragen aus dem Publikum)
• Festlegung zu Dauer der Gesamtveranstaltung
• Welche/ wie viele externe Fachreferent:innen (inhaltliche Ausrichtung)

-          Ausreichend großer Raum für ca. 300 bis zu 1.000 Teilnehmende: vorzugsweise Auditorium mit Tribüne im Zentralgebäude (Miete kostenfrei, Nebenkosten zu zahlen), alle anderen Veranstaltungsräume würden durch Mietforderungen höhere Kosten verursachen

• Unmittelbar betroffene Personen: 532 Personen + 84 Gewerbetreibende (Stand März 2023) = 616 Personen + Öffnung für die Stadtgesellschaft (siehe Beschlussempfehlung des KPA vom 28.09.2023) + Ratsmitglieder

-          Benötigte Lautsprecher-, Licht- und Präsentationstechnik inkl. technisches Personal, sofern dies nicht seitens der Hansestadt gestellt werden kann/darf

-          Technische Ausstattung sowie Personal für die digitale Aufzeichnung/Online-Übertragung der Veranstaltung,

-          ergänzende Ausstattungselemente (Stellwände, Tische, Stehtische, ergänzendes Sitzmobiliar auf der Bühne, Kundenstopper, Tensatoren, Garderobe etc.)

-          Veranstaltungsleitung

-          Studentische Hilfskräfte (z. B. Einlass, Garderobe), sofern nicht ausreichend städtisches Personal vorhanden

-          Personal für Organisation vor Ort (Personenlenkung, Betreuung der externen Vortragenden und des Publikums)

-          Sicherheitsdienst, sofern erforderlich

-          Externe Moderation

-          Honorarkosten für externe Fachvorträge

-          Catering Fachreferent:innen

-          Unterkunfts- und Reisekosten Fachreferent:innen

-          Beteiligung und Betreuung von Medienvertreter:innen

-          Einladung zum Verweilen und inhaltlicher Diskussion mit den Expert:innen, Interessengruppierungen, Ratsmitgliedern

• Stehtische, Informationsinseln, Beschilderung
• Getränkeangebot für die Teilnehmenden nach der Veranstaltung
• Informationsmaterialien (in Papier/digital) zur Aushändigung/zum Nachlesen nach der Veranstaltung

Im Nachgang der Veranstaltung:

-          Geeignete Dokumentation der Anmerkungen aus dem Publikum sowie der Ergebnisse der Veranstaltungen

-          Wie wird mit den Erkenntnissen aus den Veranstaltungen umgegangen?

-          Wann schließt sich die Befragung der betroffenden Anwohner:innen und Gewerbetreibenden an?

Die Kosten einer Veranstaltung werden insgesamt 2x anfallen, da die Informationsveranstaltung „an zwei Terminen zu unterschiedlichen Uhrzeiten angeboten und für die Stadtgesellschaft geöffnet werden“ soll (siehe Beschlussempfehlung des Ausschusses für Kultur und Partnerschaften vom 28.09.2023).

Die Verwaltung wird in der Sitzung einen konkreten Vorschlag machen.

Aktualisierter Sachverhalt vom 17.04.2024:

In seiner Sitzung am 05.03.2024 sprach der Kultur- und Partnerschaftsausschuss mehrheitlich folgende Empfehlung aus:

„Die Verwaltung wird beauftragt, ein konkretes Konzept zur Durchführung einer ortsnahen, möglichst kostengünstigen Informationsveranstaltung für Einwohner:innen im Zusammenhang mit einer möglichen Umbenennung der Hindenburgstraße zu erarbeiten. Grundlage für das Konzept sind die von der Verwaltung im Kultur- und Partnerschaftsausschuss vorgestellten Eckpunkte zur Informationsveranstaltung.“

In der Diskussion verworfen wurde:

-       das Zentralgebäude Leuphana Universität als Veranstaltungsort, da zu weit von der Hindenburgstraße entfernt (Ritterakademie wurde favorisiert),

-       Zweite Veranstaltung zu einem anderen Termin,

-       Busshuttle.

Aufgrund der Diskussion und des Beschlusses ergibt sich folgende Kostenkalkulation für eine Informationsveranstaltung in der Ritterakademie:

Die maximal zugelassene Personenanzahl in der Ritterakademie beträgt 199 Personen!

Des Weiteren bestand der Wunsch des Kultur- und Partnerschaftsausschusses an die Verwaltung, für die Sitzung des Verwaltungsausschusses am 23.04.2024 einen Vorschlag für die Liste der einzuladenden, externen Institutionen zu erstellen.

Es wird vorgeschlagen, die im Arbeitskreis Erinnerungskultur tätigen Institutionen/Personen einzuladen:

-       Arbeitskreis Erinnerungskultur Leuphana Universität

-       „Euthanasie“-Gedenkstätte Lüneburg

-       Friedensstiftung Günter Manzke

-       Geschichtswerkstatt Lüneburg

-       Gesellschaft für Christlich-Jüdische Zusammenarbeit

-       Museum Lüneburg

-       Volksbund Deutsche Kriegsgräberfürsorge e. V./Bezirksverband Lüneburg/Stade

-       VVN-BdA Lüneburg

-       Herr Dr. Reinders-Düselder

-       sowie aus der Stadtverwaltung:

• Fachbereichsleitung Kultur Hansestadt Lüneburg
• Stabsstelle Städtische Geschichte und Erinnerungskultur Hansestadt Lüneburg
• Stadtarchiv Hansestadt Lüneburg

Folgenabschätzung:

A) Auswirkungen auf die Ziele der nachhaltigen Entwicklung Lüneburgs

B) Klimaauswirkungen

a) CO2-Emissionen (Mehrfachnennungen sind möglich)

x Neutral (0): durch die zu beschließende Maßnahme entstehen keine CO2-Emissionen
 

□ Positiv (+): CO2-Einsparung (sofern zu ermitteln): ________ t/Jahr

und/oder
 

□ Negativ (-): CO2-Emissionen (sofern zu ermitteln): ________ t/Jahr

b)  Vorausgegangene Beschlussvorlagen

□ Die Klimaauswirkungen des zugrundeliegenden Vorhabens wurden bereits in der Beschlussvorlage VO/__________ geprüft.

c)  Richtlinie der Hansestadt Lüneburg zur nachhaltigen Beschaffung (Beschaffungsrichtlinie)

□ Die Vorgaben werden eingehalten.

□ Die Vorgaben wurden berücksichtigt, sind aber nur bedingt anwendbar.

oder

□ Die Beschaffungsrichtlinie ist für das Vorhaben irrelevant.

Finanzielle Auswirkungen:

Kosten (in €)

a) für die Erarbeitung der Vorlage:     aktualisiert (17.04.2024): 631 €

aa)  Vorbereitende Kosten, z.B. Ausschreibungen, Ortstermine, etc.

b) für die Umsetzung der Maßnahmen:     30.000 € aktualisiert (17.04.2024): 8.700 €

c)  an Folgekosten: 

d) Haushaltsrechtlich gesichert:

X Ja

 Nein 

 Teilhaushalt / Kostenstelle: 41020 

 Produkt / Kostenträger: 28100103

 Haushaltsjahr:  2024

e)  mögliche Einnahmen: keine

Anlagen:

keine