Vorlage - VO/10540/23  

Sachverhalt:

I. Änderung der Hauptsatzung insb. zur dauerhaften Ermöglichung von Hybridsitzungen

Durch Neufassung des § 64 Niedersächsisches Kommunalverfassungsgesetz (NKomVG) hat der Gesetzgeber nunmehr die Durchführung von Hybridsitzungen (Sitzungsteilnahme durch Zuschaltung per Konferenztechnik) auch außerhalb pandemischer Lagen ermöglicht.

Zur örtlichen Umsetzung bedarf es einer Anpassung der Hauptsatzung. In diesem Zuge wird empfohlen, einige weitere - vornehmlich redaktionelle - Änderungen vorzunehmen. Da die Hauptsatzung in den vergangenen Jahren stets nur durch Änderungssatzungen angepasst wurde - derzeit ist die Hauptsatzung vom 27.10.1977 in der Fassung der einundzwanzigsten Änderungssatzung in Kraft - wird weiterhin empfohlen, die Satzung in Gänze neu zu erlassen.

Für den Satzungsbeschluss bezüglich der Regelungen zur Durchführung von Hybridsitzungen ist eine Mehrheit von zwei Dritteln der Ratsmitglieder erforderlich (§ 64 Abs. 3 Satz 4 NKomVG), im Übrigen bedarf die Änderung der Hauptsatzung eines Beschlusses der Mehrheit der Mitglieder der Vertretung (§ 12 Abs. 2 NKomVG).

Die Änderungsvorschläge zum aktuellen Satzungsinhalt sind in der als Anlage beigefügten Synopse dargestellt, zur Verbesserung der Übersichtlichkeit wird dabei auf eine Darstellung der unverändert übernommenen §§ verzichtet. Eine vollständige Lesefassung der Hauptsatzung ist ebenfalls als Anlage beigefügt.

Nachstehend werden die Änderungen im Einzelnen erörtert:

Präambel: Redaktionelle Änderung, Anpassung an den aktuellen Beschluss

§ 1: Redaktionelle Änderung, Einfügen des Wortes „Lüneburg“ zur Vereinheitlichung der Bezeichnung „Hansestadt Lüneburg“

§ 2 Abs. 1: Redaktionelle Änderung, Einfügen des Wortes „Lüneburg“ zur Vereinheitlichung der Bezeichnung „Hansestadt Lüneburg“

§ 2 Abs. 2: Redaktionelle Änderung, sprachliche Anpassung

§ 3 Abs. 1: Redaktionelle Anpassung an Änderungen und den Wortlaut des NKomVG sowie zukünftige Festlegung des elektronischen Amtsblatts als Verkündungsmedium.

§ 3 Abs. 2: Klarstellende Aufnahme der „öffentlichen Bekanntmachungen nach dem NKomVG“ in Anlehnung an die Gesetzesformulierung

§ 3 Abs. 3: Streichung einer Textwiederholung, Erweiterung der Sitzungs-Bekanntmachungen um eine Veröffentlichung im Internet (bisher nur Bekanntmachungstafel Bürgeramt)

§ 3 Abs. 4: Einer gesonderten Benennung von Bebauungsplänplänen und Veränderungssperren bedarf es nicht, da es sich hierbei um bereits in Absatz 1 genannten Satzungen handelt. Die Bekanntmachung von bauplanungsrechtlichen Aufstellungsbeschlüssen war bisher nicht ausdrücklich geregelt und soll nunmehr entsprechend der sonstigen bauplanungsrechtlichen Bekanntmachungen erfolgen.

§ 3 Abs. 5: Erweiterung der „ortsüblichen Bekanntmachung“ um eine Veröffentlichung im Internet (bisher nur Bekanntmachungstafel Bürgeramt)

§ 6: Redaktionelle Anpassungen an Änderung des NKomVG („Einwohnerinnen und Einwohner“ anstatt „Bürgerinnen und Bürger“)

§ 11 Abs. 3: Aufnahme einer Regelung für die Bestellung einer Stellvertretung für Ortsvorsteherinnen/Ortsvorsteher. Eine Verortung des Vorschlagsrechts bei der Ortsvorsteherin/dem Ortsvorsteher würde eine vertrauensvolle und konstruktive Zusammenarbeit zwischen Vertretenden und Vertretung fördern.

§ 11 Abs. 7: Aufnahme der Stellvertretung in den genannten Personenkreis

§ 15: Die neu geschaffene Regelung schafft die ortsrechtlichen Voraussetzungen zur Durchführung von Hybridsitzungen auch außerhalb pandemischer Lagen.

§ 15 Abs. 1:  Durch diese Regelung wird die voraussetzungslose Online-Teilnahmemöglichkeit eröffnet. Es wäre allerdings auch rechtlich zulässig, dies von bestimmten persönlichen Voraussetzungen (z.B. Krankheit, Betreuungsverpflichtung) abhängig zu machen, oder die Möglichkeit der Online-Teilnahme in das Ermessen des Ratsvorsitzes zu stellen.

Die Beschränkung für den Ratsvorsitz bzw. die Sitzungsleitung ist gesetzlich vorgegeben.

Die Obliegenheit, eine Online-Teilnahme vorab anzuzeigen, dient der Vorbereitungserleichterung durch die Verwaltung. Ferner soll dadurch sichergestellt werden, dass dem Ratsmitglied die entsprechenden Einwahldaten rechtzeitig übermittelt werden können.

§ 15 Abs. 2: Geheime Wahlen und Abstimmungen sowie die Beratung geheimhaltungsbedürftiger Angelegenheiten dürfen kraft Gesetz nicht in Hybridsitzungen abgehalten werden. Diese gesetzliche Einschränkung gilt zwar nur für geheime Wahlen, da eine geheime Wahldurchführung aber in der Sitzung jederzeit verlangt werden kann, wird empfohlen, Wahlen grundsätzlich nicht in Hybridsitzung durchzuführen.

§ 15 Abs. 3:  Durch diese Regelung soll auch Externen, z.B. Sachverständigen, eine Online-Teilnahme ermöglicht werden.

§ 15 Abs. 4: Hierdurch wird klargestellt, dass grundsätzlich auch im Verwaltungsausschuss sowie in den Ausschüssen eine Online-Teilnahme möglich sein soll. Die Einschränkung für die Ausschüsse (gilt nicht für den Verwaltungsausschuss), dass die nur gilt, wenn es in der Ladung angeordnet wurde, ist dem Umstand geschuldet, dass eine technische Umsetzung nicht in allen hierfür in Betracht kommenden Liegenschaften sichergestellt werden kann.

§ 16:  Klarstellende Regelung zum Außerkrafttreten der vorherigen Hauptsatzung.

II. Ressourcenbedarf für die rechtssichere Durchführung von Hybridsitzungen

1. Rechtliche Anforderungen an die Durchführung von Hybridsitzungen:

In § 64 Absatz 4 NKomVG werden die technischen Anforderungen wie folgt definiert:

        Alle im Sitzungsraum anwesenden sowie die per Videokonferenztechnik zugeschalteten  Mitglieder müssen sich während der gesamten Sitzung gegenseitig in Bild und Ton wahrnehmen können.

        Die per Videokonferenztechnik zugeschalteten Mitglieder müssen in öffentlichen Sitzungen auch für die im Sitzungsraum anwesende Öffentlichkeit in Bild und Ton wahrnehmbar sein.

Hierfür wird im Vergleich zu den bisherigen, durch die Pandemieregelungen legitimierten Hybridsitzungen u.a. eine zweite Kamera sowie eine zweite Projektionsfläche zum Einsatz kommen müssen.

Eine Kamera wird ein Bild des Präsidiums einschließlich Rednerpult übertragen, die zweite Kamera erfasst nun zusätzlich die anwesenden Ratsmitglieder. Dass hierbei auch der Zuschauerbereich ganz oder teilweise miterfasst wird, ist technisch nicht vermeidbar und gesetzlich ausdrücklich für zulässig erklärt worden (§ 64 Abs. 4 Satz 3 NKomVG).

Die zweite Projektionsfläche wird für Präsentationen o.ä. genutzt, während die zugeschalteten Mitglieder auf der Hauptleinwand dauerhaft sichtbar bleiben.

Die schematische Darstellung für eine Ratssitzung ist dieser Vorlage als Anlage beigefügt.

Die Schaffung der persönlichen technischen Voraussetzung für die individuelle Teilnahme (Vorhalten funktionsfähiger und geeigneter Endgeräte, ausreichende Internetverbindung, funktionsfähige Installation entsprechender Software, Bedienung von Soft- und Hardware) liegen im Verantwortungsbereich der jeweiligen Ratsmitglieder. Diesbezüglich auftretende Störungen sind unbeachtlich und haben keine Auswirkungen auf ohne die betroffenen Ratsmitglieder gefasste Beschlüsse (§ 64 Absatz 5 Satz 2 NKomVG).

2. Technische Ressourcen:

Um die Durchführung von Hybridsitzungen auf Dauer verlässlich sicherstellen zu können, ist die Beschaffung zusätzlicher technischer Komponenten erforderlich. Neben der o.g. zweiten Leinwand sind dies u.a. ein leistungsstarker Beamer, zusätzliche Vorschau-Monitore, Videokonferenzsystem-Notebooks sowie ein Bildsplitter. Nach ersten Schätzungen werden hierfür voraussichtlich zwischen 17.000 € und 20.000 € zu veranschlagen sein. Eine Finanzierung wäre aus ins Haushaltsjahr 2023 zu übertragenden Haushaltsausgaberesten des Bereichs EDV aus 2022 sichergestellt.

Die erforderlichen Mikrofone und Kameras sowie die Videokonferenzsoftware (BigBlue Button) sind bereits vorhanden und können weiter genutzt werden.

3. Personalressourcen:

Auf Grundlage der Sitzungsanzahl in 2022 (11 Ratssitzungen, 14 Verwaltungsausschusssitzungen und 88 Fachausschusssitzungen) ergibt sich für die Sitzungsbetreuung (Aufbau, Administration im Betrieb und Abbau) sowie weitere regelmäßige Tätigkeiten (Systemwartungen, Tests, Qualitätssicherung, Abstimmungen mit Sitzungsbetreuern usw.) ein Stellenbedarf von 72% einer Vollzeitstelle. Das Berufsbild weicht erheblich von dem der im Bereich EDV überwiegend beschäftigten Fachinformatiker ab und entspricht dem eines Medien- oder Veranstaltungstechnikers. Die Stelle wäre in Entgeltgruppe EG 7 einzugruppieren.

Die heutige Stelle „Administration Videokonferenzen“ ist erstmals zum 11.5.2021 aufgrund der Einführung der Hybridsitzungen gem. § 182 NKomVG während der Corona-Pandemie besetzt worden. Es handelt sich um eine aufgrund der Pandemie auf zwei Jahre befristete Stelle. Die Befristung läuft zum 10.05.2023 aus. Um den Stellenplan zunächst nicht ausweiten zu müssen wird vorgeschlagen, diese Stelle um zwei Jahre zu verlängern. In diesem Zeitraum ist eine optimale Organisationsstruktur für das Veranstaltungsmanagement zu entwickeln, der tatsächliche Personalbedarf zu ermitteln und in den Stellenplan 2025 unbefristet aufzunehmen.

Die Personalkosten für eine Vollzeitstelle der Entgeltgruppe EG 7 mit Erfahrungsstufe 3 liegen bei einem Jahresbruttogehalt von rund 40.700 €. Zur Sicherstellung einer qualifizierten Vertretung sollte der Stellenanteil nach Möglichkeit mit zwei Personen besetzt werden.

4. Übergangslösung:

Die Beschaffung der Technikkomponenten sowie die Weiter- bzw. Neubesetzung der Personalstelle müssen nach Beschlussfassung unverzüglich veranlasst werden. Mit einer Neubesetzung der Stelle wäre dennoch nicht vor dem 01.08.2023 zu rechnen. Für einen begrenzten Übergangszeitraum kann die Durchführung von Hybridsitzungen jedoch durch den Bereich EDV sichergestellt werden. Die neu zu beschaffende Technik wird sukzessive zur Verfügung stehen. Bis dahin wird provisorisch die vorhandene Technik genutzt und notfalls nicht vorhandene Technik angemietet.

Folgenabschätzung:

A) Auswirkungen auf die Ziele der nachhaltigen Entwicklung Lüneburgs

B) Klimaauswirkungen

a) CO2-Emissionen (Mehrfachnennungen sind möglich)

X Neutral (0): durch die zu beschließende Maßnahme entstehen keine CO2-Emissionen
 

□ Positiv (+): CO2-Einsparung (sofern zu ermitteln): ________ t/Jahr

und/oder
 

□ Negativ (-): CO2-Emissionen (sofern zu ermitteln): ________ t/Jahr

b)  Vorausgegangene Beschlussvorlagen

□ Die Klimaauswirkungen des zugrundeliegenden Vorhabens wurden bereits in der Beschlussvorlage VO/__________ geprüft.

c)  Richtlinie der Hansestadt Lüneburg zur nachhaltigen Beschaffung (Beschaffungsrichtlinie)

□ Die Vorgaben wurden eingehalten.

□ Die Vorgaben wurden berücksichtigt, sind aber nur bedingt anwendbar.

oder

X Die Beschaffungsrichtlinie ist für das Vorhaben irrelevant.

Finanzielle Auswirkungen:

Kosten (in €)

a) für die Erarbeitung der Vorlage: 1.000 €

aa)  Vorbereitende Kosten, z.B. Ausschreibungen, Ortstermine, etc.

b) für die Umsetzung der Maßnahmen: Technik (20.000 €)

c)  an Folgekosten: 

d) Haushaltsrechtlich gesichert:

 Ja X (Haushaltsausgaberest)

 Nein 

 Teilhaushalt / Kostenstelle: 12 - EDV 

 Produkt / Kostenträger: 111002 – EDV und Telekommunikation

 Haushaltsjahr: 2022 

e)  mögliche Einnahmen:

Anlagen:

- neue Hauptsatzung Lesefassung

- Änderungs-Synopse Hauptsatzung

- schematische Darstellung Kameratechnik Ratssitzung

Beschlussvorschlag:

1.  Der Rat der Hansestadt Lüneburg beschließt die als Anlage beigefügte Hauptsatzung.

2.  Die bis zum 10.5.2023 Corona-bedingt befristet geschaffene Stelle wird um zwei Jahre verlängert. Die Verwaltung wird beauftragt, eine Organisationsstruktur für das Veranstaltungsmanagement zu entwickeln sowie den tatsächlich Personalbedarf zu ermitteln und in den Stellenplan 2025 unbefristet aufzunehmen.

3. Der Beschaffung der erforderlichen technischen Ausstattung wird zugestimmt.