Bürgerinformationssystem

Vorlage - VO/09965/22  

 
 
Betreff: Digitalisierung von Verwaltungsabläufen
hier: Ausweitung der Digitalisierungsprozesse im Sitzungsdienst
Status:öffentlichVorlage-Art:Beschlussvorlage
Verfasser:Frau Kamionka
Federführend:01 - Büro der Oberbürgermeisterin Bearbeiter/-in: Kamionka, Andrea
Beratungsfolge:
Verwaltungsausschuss Vorberatung
01.03.2022 
Nichtöffentliche Sitzung des Verwaltungsausschusses      
Rat der Hansestadt Lüneburg Entscheidung
02.03.2022 
Sitzung des Rates der Hansestadt Lüneburg zurückgezogen   

Sachverhalt
Finanzielle Auswirkungen
Anlage/n
Beschlussvorschlag

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

Sachverhalt:

 

Die Einladungen, Sitzungsvorlagen und Protokolle zu den Sitzungen der Gremien der Hansestadt Lüneburg werden über das Informationssystem ALLRIS erstellt und für die Mitglieder der Gremien bereitgestellt. Den Mitgliedern der Gremien stand es bisher frei, zwischen einer digitalen Nutzung des Ratsinformationssystems und der Bereitstellung der Sitzungsunterlagen als Papierfassung zu wählen.

 

Durch eine Abfrage, in welchem Ausmaß jährlich Druckerzeugnisse von der Verwaltung beauftragt werden, wurde festgestellt, dass allein für den Sitzungsdienst Aufträge mit einem Mindestvolumen von 120.000 überwiegend farbigen Fotokopien notwendig sind. Eingerechnet wurden hierbei noch keine Materialien, die durch andere Bereiche dem Ratsbüro zur Information der Gremienmitglieder zur Verfügung gestellt werden, z. B. Gutachten, Pläne.

 

Dies ist neben der Vielzahl der stattgefundenen Sitzungen auf die Sitzungsvorlagen mit ihren oftmals umfangreichen Anlagen zurückzuführen, auf die zur Information der Gremienmitglieder nicht verzichtet werden sollte.

 

Durch das Informationssystem ALLRIS besteht die Möglichkeit, alle Unterlagen den Gremienmitgliedern digital zur Verfügung zu stellen. Hiervon wird bereits größtenteils Gebrauch gemacht. Im Gegenzug erhalten die Gremienmitglieder eine Entschädigungszahlung. Dadurch soll sowohl die Anschaffung eines Endgerätes als auch entstehende Kosten für das individuell gewünschte Ausdrucken abgegolten werden.

 

Zu den Sitzungen des Verwaltungsausschusses und des Rates wurden häufig die Beschlussempfehlungen der Fachausschüsse und des Verwaltungsausschusses auf den Tischen der Ratsmitglieder bereitgelegt. Die Verwaltung arbeitet aktuell an der Überarbeitung der internen Richtlinien für den Sitzungsdienst. Vorgesehen ist künftig das zeitnahe Erfassen der Beschlussempfehlungen mit dem Abstimmungsergebnis sowie deren Veröffentlichung für die folgenden Gremien. Damit kann eine Information als Tischvorlage entfallen und der Aufwand für Papier und Druckkosten verringert werden.

 

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

Folgenabschätzung:

 

A) Auswirkungen auf die Ziele der nachhaltigen Entwicklung Lüneburgs

 

 

 

Ziel

Auswirkung positiv (+)

und/oder

negativ (–)

 

Erläuterung der Auswirkungen

1

Umwelt- und Klimaschutz (SDG 6, 13, 14 und 15)

+

Resourcenschonung

2

Nachhaltige Städte und Gemeinden (SDG 11)

 

 

3

Bezahlbare und saubere Energie (SDG 7)

 

 

4

Nachhaltige/r Konsum und Produktion (SDG 12)

+

Minderverbrauch an Papier und Druckerzeugnissen, weniger Anfall an Altpapier

5

Gesundheit und Wohlergehen (SDG 3)

 

 

6

Hochwertige Bildung

(SDG 4)

 

 

7

Weniger Ungleichheiten

(SDG 5 und 10)

 

 

8

Wirtschaftswachstum

(SDG 8)

 

 

9

Industrie, Innovation und Infrastruktur (SDG 9)

 

 

Die Ziele der nachhaltigen Entwicklung Lüneburgs leiten sich eng aus den 17 Nachhaltigkeitszielen (Sustainable Development Goals, SDG) der Vereinten Nationen ab. Um eine Irreführung zu vermeiden, wird durch die Nennung der UN-Nummerierung in Klammern auf die jeweiligen Original-SDG hingewiesen.

 

 

B) Klimaauswirkungen

 

a) CO2-Emissionen (Mehrfachnennungen sind möglich)

 

 Neutral (0): durch die zu beschließende Maßnahme entstehen keine CO2-Emissionen
 

x Positiv (+): CO2-Einsparung (sofern zu ermitteln): ________ t/Jahr

 

und/oder
 

 Negativ (-): CO2-Emissionen (sofern zu ermitteln): ________ t/Jahr

 

 

b)  Vorausgegangene Beschlussvorlagen

 

 Die Klimaauswirkungen des zugrundeliegenden Vorhabens wurden bereits in der Beschlussvorlage VO/__________ geprüft.

 

 

c)  Richtlinie der Hansestadt Lüneburg zur nachhaltigen Beschaffung (Beschaffungsrichtlinie)

 

 Die Vorgaben wurden eingehalten.

 Die Vorgaben wurden berücksichtigt, sind aber nur bedingt anwendbar.

oder

x Die Beschaffungsrichtlinie ist für das Vorhaben irrelevant.

 

 

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

Finanzielle Auswirkungen:

 

Kosten (in €)

a) für die Erarbeitung der Vorlage: 68,00 €

b) für die Umsetzung der Maßnahmen:

c)  an Folgekosten: 

d) Haushaltsrechtlich gesichert:

 Ja

 Nein 

 Teilhaushalt / Kostenstelle: 

 Produkt / Kostenträger:

 Haushaltsjahr: 

 

e)  mögliche Einnahmen: Einsparung bei Papierverbrauch und Druckerzeugnissen

 

 

 

Anlagen:

keine

 

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

Beschlussvorschlag:

 

Der Rat der Hansestadt Lüneburg beschließt, für den Sitzungsdienst auf die Übersendung von Druckerzeugnissen zu verzichten und ausschließlich das Ratsinformationssystem digital zu nutzen.