Auszug - Vorstellung der Ergebnisse der Organisationsuntersuchung im Fachbereich 5 - ohne Vorlage -  

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Einleitend führt Herr Oberbürgermeister Mädge aus, dass der Organisationsuntersuchung des Fachbereiches mehrere Anlässe zugrunde lagen:

Im Rahmen der Verwaltungsreform im Jahre 1998 wurden die Altämter Sozialamt und Jugendamt zu einem Fachbereich zusammengelegt. Jene Zusammenlegung sollte nach ca. 3-4 Jahren einer näheren Betrachtung unterzogen werden – im Hinblick auf die bisherigen Erfahrungswerte.

Im Jahre 2001 gab es außerdem im Bereich der Jugendhilfe einen unerwarteten Anstieg der Kosten. Im Zusammenhang damit war auch dem Landkreis Lüneburg die schon veranlaßte Durchführung einer Organisationsuntersuchung im Fachbereich 5 bestätigt worden.

 

Die heutige Sitzung soll der ersten Information der Fachausschüsse dienen; Beschlüsse sollen nicht gefasst werden. Etwaige erforderliche Beschlüsse werden in nachfolgenden – zeitnah anzuberaumenden Sitzungen – herbeigeführt. Als nächstes wird der Jugendhilfeausschuss erneut tagen, da gesetzliche Bestimmungen hinsichtlich der Mitwirkung jenes Ausschusses bei Besetzung der Jugendamtsleitung und organisatorischer Veränderungen bestehen.

 

Herr Oberbürgermeister Mädge führt aus, dass jede Verwaltung andere Strukturen aufweist, so dass ein Vergleich zwischen ihnen nur schwer möglich ist. Im Bereich der Stadt Lüneburg besteht ein besonderes Klientel, eine hohe Zuwanderungsrate aus Mecklenburg-Vorpommern und vor Ort konzentrieren sich eine Vielfalt an unterschiedlichsten Einrichtungen. In einer anderen Gebietskörperschaft werden wiederum anderweitige spezifische örtliche Gegebenheiten bestehen, welche zu anderen strukturellen Erfordernissen führen.

 

Das Wort wird nunmehr Herrn Loff, PLS Rambøll, erteilt. Herr Loff begrüsst die Mitglieder des Ausschusses und führt die Ergebnisse der Organisationsuntersuchung anhand einer Power-Point-Präsentation vor, deren Ausdruck als Anlage dem Protokoll beigefügt ist.

Herr Loff führt aus, dass die vorliegenden Ergebnisse mit den Mitarbeitern des Fachbereiches 5 entwickelt wurden.

Anfänglich erfolgte eine Datensammlung über den Ist-Zustand und verbesserungswürdige Punkte im Fachbereich. Jene Datensammlung wurde auf unterschiedlichste Weise erhoben :

·         aus Unterlagen des Fachbereiches 5

·         durch Interviews mit Mitarbeitern der Stadt Lüneburg, Mitgliedern der politischen Gremien und dem Landkreis Lüneburg

·         Durchführung einer eintägigen Veranstaltung mit einer großen Zahl von Mitarbeitern aus dem Fachbereich 5 im Rahmen eines sog. Innovationsforums.

 

Die Ergebnisse aus den o.g. Quellen wurden zusammengefasst und mündeten in sog. Lösungsthesen. Die Thesen wurden gewichtet und zu Hauptthemenkomplexen zusammengefasst. Jene Themen wurden in Arbeitsgruppen (Mitglieder: Mitarbeiter der Stadt Lüneburg) bzw. gutachterlich seitens des Unternehmens behandelt.

 

Ein wichtiges Thema stellte eine mögliche Sozialraumorientierung des Fachbereiches dar. In diesem Zuge wurde der Bereich der Stadt Lüneburg in drei Planungsbereiche unterteilt. Durch eine Sozialraumorientierung soll die Nähe zu den Lebenswelten der Bürgerinnen und Bürger der Stadt Lüneburg herbeigeführt werden. Die Mitarbeiter der Stadt Lüneburg würden die Arbeit mit einem stärkeren Bezug zu dem Bürger durchführen können. Die Sozialraumorientierung stellt einen Eckpfeiler der Untersuchung dar, welcher sich als roter Faden durch die gesamte Untersuchung zieht.

Eine Sozialraumorientierung bedingt eine stärkere Vernetzung der im Fachbereich 5 wahrzunehmenden vielfältigen Aufgaben. Dies führt zu einer sozialräumlichen Teambildung, was eine Veränderung der Arbeitsstrukturen nach sich zieht.

Eine Veränderung der Arbeitsstrukturen (Ablauforganisation) hin zu einer Sozialraumorientierung zieht zwangsläufig eine Änderung der Aufbauorganisation nach sich. Hierbei handelt es sich um eine komplette Umstrukturierung des Fachbereiches. Die meisten Stellen auf der Führungsebene erhalten einen neuen Zuschnitt. Jene Stellen gilt es, entsprechend neu zu besetzen.

 

Im Rahmen einer Sozialraumorientierung ist es ebenfalls angebracht, das vor Ort bestehende Potenzial in der Bürgerschaft aufzuzeigen und anschließend das Bürgerengagement zu aktivieren, um es in den Ortsteilen bzw. Sozialräumen nutzbringend einsetzen zu können.

 

Die Arbeitsbedingungen der Mitarbeiterschaft sind zu verbessern. Durch den Umzug eines Teiles des Fachbereiches in den Gebäudekomplex “Neue Sülze” (ehemaliges Sparkassengebäude) ist der erste Schritt getan. Des weiteren soll die Arbeit durch eine verbesserte IT-Ausstattung unterstützt werden. Hinsichtlich einer Optimierung der Kommunikation werden zukünftig Supervisionen, regelmäßige Dienstbesprechungen, u.ä. abgehalten.

 

Frau Baumgarten bedankt sich bei Herrn Loff für die Vorstellung der Ergebnisse.

Zur Eröffnung der Aussprache merkt sie an, dass aus ihrer Sicht eine Vorabinformation der Fachausschüsse in Form einer Vorlage mit Beifügung des vollständigen Berichts von PLS Rambøll sinnvoll gewesen wäre.

Folgende Fragen werden von Frau Baumgarten aufgeworfen:

1.      Die Aufgaben des Jugendhilfeausschusses und seine gesetzlich verankerte Stellung wurden während der Ergebnispräsentation nicht angesprochen. Wie sieht es mit dem Stellenwert des Jugendhilfeausschusses nach erfolgter Umsetzung der Ergebnisse aus.

2.      In dem Bericht wurde u.a die Wirtschaftlichkeit von Maßnahmen angesprochen. Die Wirtschaftlichkeit von Maßnahmen wird fortwährend beachtet, u.a. auch bei Beratungen in Ausschüssen über zukünftige Leistungen. Über Prävention und deren Kostensenkungspotenzial lasse sich der Bericht nicht aus.

3.      Es bestehen gesetzliche Vorgaben, welche es gilt, bei der tagtäglichen Arbeit einzuhalten. Hierüber wurde nichts erwähnt.

4.      Im Bereich der Stadt Lüneburg sind Wanderbewegungen von Mitbürgern zu verzeichnen. Es wird die Frage gestellt, ob es als sinnvoll erachtet wird, in derlei Fällen einen Sachbearbeiterwechsel vorzunehmen (bei Wechsel des Wohnortes innerhalb der Stadt von einem Planungsbereich in einen anderen).

 

Herr Loff beantwortet die Fragen wie folgt:

zu 1.)   Die Stellung des Jugendhilfeausschusses und seiner Aufgaben wurden nicht erwähnt, da die Umsetzung der Organisationsuntersuchung keinerlei Änderungen für die Fachausschüsse ergebe.

Die Beschlüsse von Ausschüssen werden auch zukünftig zeitnah und flächendeckend umzusetzen sein.

zu 2.)            Grundsätzlich ist jede Gebietskörperschaft an die Einhaltung des Wirtschaftlichkeitsgebotes bei ihren Maßnahmen gebunden. Jenes Erfordernis ist unumstößlich und wird auch bei der Stadt Lüneburg berücksichtigt.

Es gilt vielmehr, die Steuergrundlagen zu verbessern, um hierdurch eine Optimierung der Steuerungsmöglichkeit herbeizuführen, um somit rechtzeitig Ausgabenerhöhungen aufzuzeigen und etwaige Gegensteuerungsmöglichkeiten ergreifen zu können.

zu 3.)   Der Bericht bewege sich innerhalb der gesetzlichen Normen. Die Umsetzung der Ergebnisse führt zu einer anderen Qualität der Zusammenarbeit und der Fallbearbeitung; etwaige Verstöße gegen geltendes Recht sind nicht zu erwarten.

zu 4.)   Ein Umzug eines Bürgers von einem Planungsbereich zu einem anderen wird zukünftig zu einer Fallabgabe führen. Die entsprechenden Schritte sind auf der Kommunikationsebene zwischen den Bereichen zu regeln.

 

Herr Harendza fragt an, wie sich die Ergebnisse der Untersuchung auf die Rolle der freien Träger auswirken bzw. wo sich die freien Träger in den Ergebnissen wiederfinden.

Herr Loff antwortet, dass ein Dialog zwischen der Stadt Lüneburg und den freien Trägern als unabdingbar anzusehen ist. Mit der Umsetzung, also der Bildung von Sozialraumteams sollten entsprechende Gespräche aufgenommen werden. Hierdurch wird eine Einbindung der freien Träger gewährleistet. Denkbar wäre z.B. der Abschluß von Kontrakten zwischen der Stadt Lüneburg und freien Trägern für bestimmte Maßnahmen und/oder Bereiche.

 

Herr Soldan fragt an, wo sich sportliche Vereine und kulturelle Angebote in der Sozialraumorientierung wiederfinden. Des weiteren wird nachgefragt, wie die Fachaufsicht in den Sozialräumen ausgeübt werden soll.

Herr Loff führt aus, dass sich die Einbindung von Sportvereinen u. ä. in einer Reihe von Aktivitäten in den Sozialräumen wiederfinden wird.

Die Fachaufsicht wird durch eine Teamleitung mit entsprechenden Kenntnissen, Wertigkeit der Stelle und ausgestatteten Befugnissen ausgeübt. Die Organisation der Fachaufsicht wird im Rahmen der neuen Struktur geregelt.

 

Herr Maeck bemerkt, dass die Themenliste u.a. ein Thema “Führungs – und Leitungsdefizite” enthält. Erfolgte die Erhebung der Defizite über eine Befragung der Mitarbeiterschaft oder wurden weitere Erhebungen durchgeführt. Des weiteren wird nachgefragt, welche Aufgaben den neuen Führungskräften zugeordnet werden.

Seitens des Unternehmens wird hierzu ausgeführt, dass hinsichtlich der Führung und Leitung keine Defizite vorliegen, sondern verbesserungswürdige Punkte bestehen. Die Lösungsthesen wurden aus einer Analyse von diversen Dokumenten, aus den Interviews und dem Innovationsforum entwickelt. Alle Analyseebenen führten zu dem Ergebnis, jenen Punkt in den Themenkatalog mit aufzunehmen.

Im Fachbereich bestehen nach der gegenwärtigen Aufbauorganisation unterschiedliche Führungs- und Leitungsspannen, d.h. dass momentan einige Vorgesetzte eine zu hohe Anzahl von Mitarbeitern zu führen haben. Die Leitungsspanne sollte eine gewisse Anzahl von Mitarbeitern nicht überschreiten. Es gilt daher, die Führungsebene auf eine breitere Fläche zu stellen.

Hinsichtlich der Aufgabenzuordnung der neuen Führungskräfte wird ausgeführt, dass die Leitung nicht die besseren Sachbearbeiter sein müssen. Jenes Denken ist als veraltet anzusehen, vordringlich sollten Führungskräfte ihre Zeit für andere Dinge ,z.B. organisatorische und personelle Angelegenheiten, nutzen.

Ein Herzstück der Untersuchung bestand darin, die Führungsebene zu verstärken, um somit die bestehenden Leitungsspannen zu minimieren.

 

Herr Nowak bemerkt, dass eine Umsetzung der Untersuchungsergebnisse zu einem nicht unerheblichen Aufwand an Personal, Kosten und Zeit führt. Wie sehe es – jenen Aufwand zugrundelegend – mit der Realisierung der Ergebnisse aus?

Des weiteren wird nachgefragt, aus welchen Gründen nach der vorgestellten neuen Aufbauorganisation die Eingliederungshilfe für Behinderte nicht auf die drei Planungsbereiche aufgeteilt wurde.

Herr Loff bestätigt, dass die Ergebnisumsetzung anfänglich zu einem Mehraufwand führt. Eine vom Auftraggeber gesetzte Prämisse der Untersuchung bestand darin, dass die Umsetzung ohne zusätzliches Personal durchzuführen ist. Die Realisierung der Ergebnisse wird daher nur durch zusätzliche freiwillige Mehrarbeit der Mitarbeiter möglich sein.

Zu der zweiten Frage wird mitgeteilt, dass der Bereich der Eingliederungshilfe organisatorisch wegen fehlendem Personal (Anzahl der Personen < 3) nicht auf die drei Planungsbereiche aufgeteilt wurde.

 

Herr Heinrich meint, dass der Gedanke der Prävention für den Fachbereich als wichtig anzusehen ist. Während der Organisationsuntersuchung wurden diverse Interviews durchgeführt; ein Dialog mit den Mitarbeitern der Jugendpflege habe nicht stattgefunden.

Die Einrichtungen der Jugendhilfe sollen den einzelnen Planungsbereichen zugeordnet werden. Wie wird die entsprechende Fachaufsicht durchgeführt?

Herr Loff erwidert, dass die Beteiligung der Mitarbeiter der Jugendpflege im Rahmen der Auftaktveranstaltung möglich war.

Die aufgeworfene Frage nach der Fachaufsicht wird dahingehend beantwortet, dass jene – wie bisher – kompetent und mit der entsprechenden Fachlichkeit  - sei es auch ggf. durch andere Personen – ausgeübt wird.

 

Herr Stoffregen hätte sich eine stärkere Differenzierung von hoheitlichen Aufgaben (i.S. von Eingreifen) zu den Beratungsaufgaben (i.S. von Serviceleistungen) gewünscht.

Herr Loff bemerkt, dass eine Trennung dieser Aufgaben nicht sinnvoll erscheint, da die Zielsetzung vielmehr auf eine stärkere Verzahnung derselben ausgerichtet ist.

 

Frau Schellmann ist der Auffassung, dass der Vortrag sehr abstrakt war; inhaltlich würden sich aber alle wichtigen Aspekte wiederfinden. Wie die Ergebnisse umzusetzen sind, sei ihr zum gegenwärtigen Zeitpunkt aber noch nicht eindeutig klar.

Sie stelle daher die Frage, ob den Mitarbeitern des Fachbereiches die Ergebnisse und die erforderlichen Schritte verständlich seien.

Des weiteren möchte sie wissen, wie sich unerwartete Wanderbewegungen auf die Sozialraumbudgets auswirken. Außerdem wird die Frage aufgeworfen, wie der Dialog mit den freien Trägern vonstatten gehen soll.

Herr Loff führt aus, dass der Mitarbeiterschaft des FB 5 bekannt ist, worum es gehen würde; im Zuge der Umsetzung wird sicherlich die eine oder andere Frage aufkommen, welche es zu beantworten gilt.

Eine etwaige Budgetveränderung wird sich u.a. an der Änderung der Fallzahlen orientieren.

Ein Trägerdialog wird als erforderlich angesehen; die Art und Häufigkeit wird sich an der Erfordernis, welche die Praxis zeigen wird, richten.

 

Herr Maeck bezieht sich auf die Aussage, dass aus den Reihen der Mitarbeiterschaft u.a. Unzufriedenheit geäußert worden sei. Eine vorliegende Unzufriedenheit dürfte sich als nicht unerheblicher Störfaktor auf den Prozess auswirken.

Herr Loff führt die Gründe an, welche zu der Unzufriedenheit führte:

1.      fehlende räumliche Ausstattung

2.      Kostenexplosion

3.      Arbeitsbelastung

 

Die Behebung des ersten Grundes erfolgt derzeit mit dem geplanten Umzug in das ehemalige Sparkassengebäude, weitere Schritte sind in Planung.

Die Kostensteigerung konnte mittlerweile begrenzt bzw. zurückgeführt werden.

Hinsichtlich der Arbeitsbelastung gibt es derzeit keine Änderungen.

 

Frau Kunze fragt an, nach welchen Kriterien die Größe der drei Planungsbereiche festgelegt wurden.

Herr Loff erläutert, dass es keine objektiven Festlegungen hinsichtlich der Größe von Planungsbereichen gibt. Die Planungsbereiche wurden in Vorarbeit der Stadt Lüneburg festgelegt und orientieren sich an den Sozialräumen, die auch für die Jugendhilfeplanung zugrunde gelegt und im Jugendhilfeausschuss vorgestellt wurden.

 

Herr Soldan fragt nach, ob für die Organisationsuntersuchung bestimmte Vorgaben bestanden.

 

 

 

 

 

 

Herr Loff führt hierzu aus, dass die Untersuchung verschiedenen Voraussetzungen unterlag; zum Beispiel wurde keine Stellenbewertung- oder bemessung vorgenommen. Dies war im Auftrag nicht inbegriffen.

 

Hiernach ergreift Herr Oberbürgermeister Mädge das Wort. Herr Mädge hebt hervor, dass die vorliegenden Ergebnisse bei Bedarf einer Veränderung unterzogen werden; die Umset­zungsvorschläge sind nicht als statisch und unveränderbar anzusehen.

Die derzeitige Aufbauorganisation wurde im Jahre 1997 festgelegt; nach dem vorliegenden Bericht solle sie nunmehr einer Veränderung unterzogen werden. Auch das vorliegende Konzept kann zukünftig Weiterentwicklungen unterliegen.

Als wichtig wird die Ausweitung eines bürgerlichen Engagements angesehen. Es ist vorge­sehen, in jedem Planungsbereich eine halbe Stelle hierfür einzurichten.

Das erforderliche Personal wird durch die Umsetzung des Hartz-Konzeptes und Abgabe der Grundsicherungsfälle an den Landkreis Lüneburg frei.

Des weiteren ist die Schaffung einer zusätzlichen Stelle für Seniorenarbeit als erforderlich anzusehen.

Die Leitung des Jugendamtes wird bislang von 2 Personen wahrgenommen.

Angedacht ist, die Funktion der Jugendamtsleitung – alternativ zu dem vorliegenden Gutachten, wonach jene Funktion der Fachbereichsleitung zugeordnet wird – der Führungs­kraft des neuen Bereiches “Zentrale Soziale Dienste” zu übertragen.

Prävention spielt eine wichtige Rolle für die Jugendhilfe; bei mehreren Projekten für stadtteil­orientierte Jugendarbeit wurde die Thematik aufgegriffen, u.a. auch im Jugendhilfe­ausschuss.

Weiterhin führt Herr Oberbürgermeister Mädge aus, dass die freien Träger sich durchaus als Partner der Stadt Lüneburg betrachten können. Im ersten Schritt gilt es, die Verwaltung umzustrukturieren, hiernach werden die Schnittstellen zu den freien Trägern geschaffen, so dass die Einrichtungen sich in dem Gesamtgefüge wiederfinden können.

Hinsichtlich der gestellten Frage über etwaige Störfaktoren auf die Motivation der Mitarbeiter wird ausgeführt, dass u.a. die immer wieder auftauchende Diskussion über die Abgabe der Sozial – und Jugendhilfe an den Landkreis Lüneburg die Motivation beeinträchtigen würde. Herr Mädge geht davon aus, dass jene Diskussion nunmehr als beendet betrachtet werden müsse, damit für die Mitarbeiter des Fachbereiches 5 Sicherheit über das Weiterbestehen ihres Arbeitsverhältnisses bei der Stadt Lüneburg besteht. Darüber hinaus hätte auch die wiederholte Diskussion über pauschale Stelleneinsparungen zur Verunsicherung der Mitar­beiter beigetragen.

Abschließend gibt Herr Mädge einen Ausblick über die nächsten Schritte der Umsetzung:

Als nächstes werde kurzfristig eine Sitzung des Jugendhilfeausschusses stattfinden, um die Mitwirkung des Fachausschusses bei der Besetzung der Jugendamtsleitung und den anste­henden organisatorischen Veränderungen zu sichern.

Zum 01.03.2003 erfolgt der Umzug eines Teiles des Fachbereiches in den Gebäudekomplex “Neue Sülze 31” (ehemaliges Sparkassengebäude).

Des weiteren soll eine Ausschreibung der Führungsstellen erfolgen. Zwischen erfolgter Aus­schreibung und Besetzung der Stellen dürfte eine Zeitspanne von ca. 2 Monaten liegen. Die Bewerberauswahl wird über ein extern begleitetes Assessment- Center erfolgen.

 

Frau Baumgarten macht noch einmal deutlich, daß heute weder eine Zustimmung vorliegt noch ein Beschluß, ob die Stellen ausgeschrieben bzw. neu besetzt werden sollen. Hierüber soll erst in einer erneuten Sitzung diskutiert werden. Ob eine organisatorische Veränderung in der vorgestellten Form umgesetzt wird, hat der JHA ebenfalls weder beschlossen noch zustimmend zur Kenntnis genommen.

 

Herr Zimmermann gibt zu bedenken, dass auch eine weitere Sitzung des Sozial- und Gesundheitsausschusses für eine weitere Beratung über die Umstrukturierung des Fach­bereiches als wünschenswert anzusehen ist.

Auch eine derartige Sitzung wird laut Herrn Mädge stattfinden, die Anberaumung eines Termines für eine Jugendhilfeausschußsitzung ist - bedingt durch die gesetzlich vorge­schriebene Beteiligung – als vordringlicher einzustufen.

Als Termin für diese Jugendhilfeausschußsitzung wird Mittwoch, der 12. März 2003, abge­stimmt.