Vorlage - VO/2612/07  

Sachverhalt:

 

1. Allgemeines zum Stadtarchiv

Das Stadtarchiv ist für die Archivierung von Unterlagen zuständig, die für die Erfüllung öffentlicher Aufgaben, für die Sicherung berechtigter privater Interessen und für die Forschung dauerhaft aufbewahrt und zugänglich gemacht werden müssen.

Derzeit werden über 13.000 Urkunden und über 2000 Amtsbücher sowie 4 km Akten und sonstige Informationsträger im Stadtarchiv verwaltet, die vom 13. Jahrhundert bis in die Gegenwart reichen.

Außerdem ist das Stadtarchiv laut Archivgesetz für die Übernahme der in der Verwaltung nicht mehr benötigten und archivwürdigen Unterlagen zuständig. Die Bestände des Stadtarchivs wachsen so jährlich um 50 laufende Meter an.

 

2. Derzeitige räumliche Unterbringung

Die zur Verfügung stehenden Magazine des Stadtarchivs im Rathaus, im Heine-Haus und im Bürgeramt sind restlos gefüllt, sodass erforderliche Übernahmen zur Entlastung der Verwaltung unterbleiben mussten. Außerdem gewährleisten die Räume nicht die Einhaltung archivtechnischer Anforderungen an das Klima. So mussten in der Vergangenheit kostenintensive Restaurierungsmaßnahmen an Akten und Amtsbüchern durchgeführt werden, um ihren endgültigen Verfall zu verhindern. Ursache der Schäden waren die Temperaturschwankungen, die zu hohe Luftfeuchtigkeit und die notwendigen Transporte vom Heine-Haus und vom Bürgeramt zum Benutzerraum des Stadtarchivs im Rathaus.

 

3. Lösung

Als Lösung bot sich das von der Lüneburger Wohnungsbau GmbH erworbene Gebäude der ehemaligen Landeszentralbank in der Wallstraße an, nachdem das Ostpreußische Landesmuseum im Juli 2007 auf eine Erweiterung in das Gebäude verzichtet hat.

Die Überprüfung der Pläne und eine Besichtigung ergaben, dass die angebotenen Räumlichkeiten für die Unterbringung des Stadtarchivs geeignet sind.

Für das Stadtarchiv werden folgende Flächen mit 2.424,27 m² angemietet:

 

a)      im Erdgeschoss und im Kellergeschoss:

Für die Magazinierung des vorhandenen Archivgutes und als Reservefläche für die in den nächsten Jahren zu erwartenden 50-100 lfm Zuwächse an Informationsträgern.

 

b)     im Obergeschoss:

1.   für Diensträume und Pausenbereich der fünf Beschäftigten, der zukünftig zu erwartenden Auszubildenden und Hilfskräfte,

2.   für die Restaurierungswerkstatt samt Lager,

3.   für die Dienstbibliothek und einen Findmittelraum,

4.   für die Magazinierung von Archivgut und der beweglichen Kunstgegenstände im Besitz der Stadt,

5.   für einen Lesesaal mit Besprechungs-, Ausstellungs- und Pausenbereich

 

Die Lüneburger Wohnungsbau GmbH wird darüber hinaus die Büros im zweiten Obergeschoss sowie potentielle Erweiterungsflächen von rd. 700 m² so vermieten, dass sie bei Bedarf für notwendige Anbauerweiterungen zur Verfügung stehen.

 

4. Umbaumaßnahmen und Kosten

Die notwendigen Umbaumaßnahmen und deren Finanzierung wurden mit der Lüneburger Wohnungsbau GmbH verhandelt.

 

Erforderlich sind Umbaumaßnahmen im Erdgeschoss zur Einrichtung der Magazine und zur Anpassung der Eingangssituation an die neue Nutzung. Im ersten Obergeschoss müssen die vorhandenen Räume und Sanitäranlagen ebenfalls für die neue Nutzung geändert werden. Außerdem fehlt eine aus Sicherheitsgründen notwendige Trennung des ersten Obergeschosses vom zweiten Obergeschoss. Die Anpassung der technischen Anlagen und die Installation eines teilweise klimatisierten Bereiches für die besonders wertvollen Bestände ist weiter erforderlich. Die Investitionen werden von der LüWoBau GmbH getätigt und über die Miete verrechnet.

 

Für die Installation einer Fahrregalanlage und für die Beschaffung sonstiger Einrichtungsgegenstände sowie für den Umzug des Archivgutes werden 300.000 € benötigt, die im Haushalt 2008 bereits vorgesehen sind.

 

 

Mit der Lüneburger Wohnungsbau GmbH wurde über den Zeitraum von 20 Jahren (mit Option der Verlängerung über einen Zeitraum von weiteren 2 x 5 Jahren) ein dynamischer Mietzins verhandelt:

 

Jahr/e	Mietzins/m² in €	Gesamtmietzins/Monat in € bei 2.424,27 m²	Gesamtmietzins/Jahr in €
1. – 5.	7,--	16.970,17	203.642,--
6. – 15.	7,50	18.182,33	218.188,--
16. – 20.	8,--	19.394,50	232.734,--

 

Im 10. Jahr erfolgt zur Abgeltung des dann eintretenden erhöhten Bauunterhaltungsaufwandes ein einmaliger Baukostenzuschuss in Höhe von 100.000,-- €.

Der Umzugstermin und die 1. Mietzahlung sind zum 02.01.2009 geplant.

 

Für die nach dem Auszug des Archivs im Alten Rathaus frei gewordenen Räume gibt es verschiedene Nachnutzungs- und Lösungsmöglichkeiten (s. Masterplan Rathaus, Ausschuss für Bauen und Stadtentwicklung 14.05.2007). Zunächst muss eine Schadens- und denkmalpflegerische Bestandsaufnahme in 2009 nach Räumung erfolgen.

 

Finanzielle Auswirkungen:

 

Kosten (in €)

a)   für die Erarbeitung der Vorlage:                                                         50 €

aa)  Vorbereitende Kosten, z.B. Ausschreibungen, Ortstermine, etc.

b)   für die Umsetzung der Maßnahmen:

c)  an Folgekosten:                                

d)   Haushaltsrechtlich gesichert:

            Ja

            Nein      

            Haushaltsstelle:  

            Haushaltsjahr:    

 

e)   mögliche Einnahmen:

 

Anlagen:

 

Beschlussvorschlag:

 

Der Kultur- und Partnerschaftsausschuss stimmt den Planungen und der Anmietung der Räume in der ehemaligen LZB zu.

 

Die Verwaltung wird beauftragt, den Mietvertrag mit der LüWoBau endzuverhandeln.