Vorlage - VO/1474/05  

Sachverhalt:

Die Heizölbeschaffung für die Heizöltanks in 12 städtischen Gebäuden wird zur Zeit von zwei Bereichen der Verwaltung wahrgenommen. Dabei ist Praxis, bei Bedarf Heizöl für jedes Gebäude einzeln einzukaufen. Dafür sind viele Telefonate erforderlich, wofür erfahrungsgemäß pro Bestellung eine halbe bis dreiviertel Stunde an Arbeit anfällt, ca. 15 – 18  mal im Jahr.

 

Um effizienter auf Marktpreise reagieren zu können, hat die Verwaltung Informationen zu dieser Problematik eingeholt. Dabei ist der Bereich Gebäudewirtschaft auf die Fa. esyoil aus Lüneburg gestoßen und hat ein Angebot abgefordert. Mit der esyoil Tank Telemetrie lassen sich die Tankinhalte dezentral über direkte Anbindung überwachen. Dem Nutzer bleibt es bei dieser Art der Überwachung erspart, den Tank selber in Augenschein zu nehmen. Die Distanzen, die zwischen dem Tank und dem Überwachungsplatz liegen, können beliebig lang sein. Dazu notwendig sind Telemetrie Geräte und via GSM Übertragung (ähnlich SMS) ein Internetzugang des Verbrauchers, der die eingespielten und aufbereiteten Daten so einsehen kann (in der Sitzung wird hierzu vorgetragen).

 

Das Angebot von esyoil beinhaltet zwei Positionen, Geräte zur Füllstandmessung und die Datenlieferung. Zwei der in Frage kommenden städtischen Gebäude sollen in absehbarer Zukunft verkauft werden, so dass nicht für alle sondern lediglich für die verbleibenden 10 Gebäude Geräte gekauft und für die restlichen beiden dafür bis zum Verkauf Geräte gemietet werden sollten, für die eine Miete zu zahlen wäre. Die Kosten für den Kauf von 10 Geräten liegt bei insgesamt bei 6.469,90 € brutto (5.577,50 netto). Für die Datenlieferungen sind  insgesamt 1.148,40 € brutto (990 € netto) zu zahlen, die Miete für zwei Geräte beträgt ca. 170 € brutto pro Gerät/Jahr.

 

Die Anschaffung der Geräte ist eine einmalige nicht unerhebliche Investition und die Datenlieferung eine Dienstleistung, die monatlich rund 96 €, mit Miete rund 124 €/Monat kostet.

 

Dem entgegen sind die Verwaltungs- und Personalkosten zu rechnen, die durch die Einführung der esyoil-Technik entfallen würden. Vor Ort, also beim Mieter, Nutzer des Objektes ist ebenfalls noch Zeit für Kontrolle zu veranschlagen, was bei städtisch genutzten Gebäuden als Arbeitszeit = Personalkosten hinzuzurechnen ist.

 

In Zukunft soll der Einkauf gesteuert und optimiert werden, in dem Sammelbestellungen für möglichst alle Tanks durchgeführt werden sollen.

 

Die in den letzten zwei Jahren getätigten Einkäufe des Bereiches Gebäudewirtschaft sind mit den Preisen von esyoil und mit der Möglichkeit des Zielkaufs verglichen worden. Fakt ist, der Preis des Einkaufs durch den Bereich Gebäudewirtschaft ist an dem Tag des Kaufs günstig gewesen. Wird dagegen eine 30 Tage-Durchschnitts- Kurve mit den Kaufmomenten verglichen, ist festzustellen, dass zu einigen Zeiten dies sich ungünstig auswirkte (Kaufmomente über der Durchschnitts-Kurve). Dazu ist eine Kostenersparnis errechnet worden, die über den Zeitraum von 2 Jahren eine Einsparung von rund 6.500 € beim Heizölkauf ausmacht.

 

Deutlich geringerer Arbeitsaufwand und ein optimierter Einkauf lassen sich nicht detailliert voraussagen, werden aber nach Einschätzung der Verwaltung bereits nach einem Zeitraum von ca. 2 Jahren dazu führen, die Anschaffung der Geräte rentabel werden zu lassen.

 

Daneben spricht für die Angebotsannahme die Unabhängigkeit von Einflüssen wie Witterung, Weltgeschehen und der Feststellung der Nutzer/Mieter etc., der Tank sei leer. Dies bedeutet mehr Komfort und Anpassung an den Stand der Technik, hin zu einem modernen Gebäudebetrieb.

 

Die Finanzierung über den Verwaltungshaushalt (Datenlieferung/Miete) dürfte bei der derzeitigen Lage gesichert sein. Der Bereich Gebäudewirtschaft wird im Rahmen des Budgets im Vermögenshaushalt für eine Deckung der notwendigen außerplanmäßigen Ausgabe zur Anschaffung sorgen.

 

Da in der Regel Volumen von ca. 200.000 – 250.000 Liter pro Jahr (je nach Witterung) umgesetzt werden, kann eine Sammelbeschaffung durchaus im Einzelfall die in der Vergabeordnung genannten Grenzen überschreiten.

 

Zur Erinnerung, die Dienstanweisung der Stadt Lüneburg über die Vergabe von Lieferungen und Leistungen (Vergabeordnung) lässt in Ziffer 7.3. zu, Aufträge bis zu einer Summe von 5.112,72 €, bei Bauleistungen, der Lieferung von Baustoffen oder Planungsaufträgen/Gutachten bis zu 15.338,76 € grundsätzlich freihändig  zu vergeben. Eine freihändige Vergabe ist auch unter den Voraussetzungen nach VOL/A, VOB/A oder HOAI zu­lässig.

 

In dem hier betroffenen Problembereich (der Beschaffung von Heizöl) hat diese Vorschrift jedoch negativen Einfluss auf wirtschaftliches Handeln. Auf diesem Markt, auf dem die Preise stark schwanken und am Tagespreis orientiert Entscheidungen zur Beschaffung getroffen werden müssen, kann nicht wirklich wirtschaftlich mit dem Instrument der öffentlichen bzw. beschränkten Ausschreibung gearbeitet werden. Es muß ausnahmsweise möglich werden, im Rahmen der freihändigen Vergabe und der Hilfe von esyoil schnelle Entscheidungen zu treffen.

 

Bezogen auf die Beschaffung sieht die Vergabeordnung in Ziffer 19  z.Zt. vor, dass Aufträge mit einem Wert bis

 

 

-          25.564,59 € die Amtsleitung des Hauptamts, Planungsamts, Hochbauamts, Tiefbauamts, Garten- und Friedhofsamts, Reinigungs- und Fuhramts und des Amts für Umweltschutz,

-          38.346,89 € die Dezernatsleitung für ihren Dezernatsbereich,

-          51.129,19 € der Oberbürgermeister,

-          über 51.129,19 € der Verwaltungsausschuss, gegebenenfalls nach Anhörung des zuständigen Fachaus­schusses

 

erteilt werden. Zur Beschleunigung des Verfahrens sollte bei der Beschaffung von Heizöl der Leiter der Gebäudewirtschaft befugt werden, abweichend von der vorgenannten Regelung und den genannten Wertgrenzen die erforderlichen Aufträge zu erteilen. Bis zur Änderung der Vergabeordnung sollte entsprechend verfahren werden.

Finanzielle Auswirkungen:

 

Kosten (in €)

a)   für die Erarbeitung der Vorlage: 100 €

aa)  Vorbereitende Kosten, z.B. Ausschreibungen, Ortstermine, etc.

b)   für die Umsetzung der Maßnahmen: 6.469, 90 € Kauf der Geräte, 1.600 € Datenlieferung und Miete /Jahr

 

c)  an Folgekosten:  

d)      Haushaltsrechtlich gesichert:

            Ja

            Nein    

            Haushaltsstelle:        

            Haushaltsjahr:          

 

e)   mögliche Einnahmen:

 

Anlagen:

 

Beschlussvorschlag:

 

Die Ausführungen der Verwaltung zur Beschaffung der esyoil Tank Telemetrie werden zustimmend zur Kenntnis genommen.

 

Die Verwaltung wird wie oben beschrieben beauftragt, die Beschaffung von Heizöl durchzuführen und das Erforderliche zu veranlassen.